Como crear una propuesta de evento ganadora

Contratar patrocinadores de eventos es una excelente manera de compensar los costos asociados con la organización de un evento. De hecho, para muchos eventos, los patrocinios son la diferencia entre un evento que genera una pérdida o genera ingresos. Un componente crítico de los eventos, un estudio realizado por Convene Magazine encontró que el 23% de los ingresos del evento proviene de los expositores y el 19% de los patrocinadores o donantes. Para eso, los patrocinadores y expositores aportan una parte considerable de los ingresos a los eventos.

Pero si ha tenido dificultades para atraer nuevos patrocinadores o está haciendo su primer intento para firmar patrocinadores de eventos, es posible que tenga preguntas sobre la mejor manera de conectarse y contratar patrocinadores. Esta guía proporciona una descripción general de los patrocinios y los elementos que debe incluir su propuesta para atraer patrocinadores de eventos.

¿Qué es una propuesta de patrocinio de un evento?

Una propuesta de patrocinio es una oferta formal para hacer negocios. Y una propuesta de patrocinio de eventos ofrece específicamente oportunidades comerciales para hacer negocios con su evento. Las oportunidades de patrocinio pueden presentarse de muchas formas, que incluyen:

Espacio de exibición
Oportunidades para hablar
Promoción de marca
Sorteos y más

Al presentar esas oportunidades, la propuesta de patrocinio de un evento debe contener suficiente información para que una empresa obtenga un conocimiento profundo de lo que se ofrece y los beneficios que recibirá su negocio a cambio.

¿Las empresas patrocinarán mi evento?

Las empresas patrocinan una amplia variedad de eventos, desde eventos deportivos de las ligas menores hasta conferencias masivas, ¡así que tenga en cuenta que cada evento tiene la oportunidad de atraer patrocinadores!

En cuanto a los eventos comerciales, los tipos más populares de eventos patrocinados son las ferias / convenciones comerciales de la industria, las conferencias o seminarios de un día, los eventos comerciales o de socios de canal y las conferencias de varios días, según un estudio de Splash y The Harvard Business Review. .

Si bien cada evento tiene la oportunidad de atraer patrocinadores, atraer a los patrocinadores adecuados puede ser complicado.

Sin embargo, no tiene por qué serlo. Al identificar empresas que comparten audiencias comunes, tienen servicios complementarios o encajan en su ecosistema, tiene la oportunidad de construir un caso sólido. ¡Quieres estar seguro de presentar tu evento para que el patrocinio sea irresistible! Para hacer eso, cree un caso que sea demasiado convincente para ignorarlo. Aquí es donde entra en juego su propuesta de patrocinio.

Elementos de una propuesta de patrocinio sólida

Una propuesta sólida de patrocinio de eventos o un prospecto de patrocinio presenta su evento y las oportunidades de patrocinio de una manera organizada y bien pensada. Puede ser una presentación visual o un documento escrito, sin embargo, de cualquier forma en que formatee su propuesta, debe cubrir estos elementos clave:

1. El evento

Al pedir dinero, es importante preparar el escenario antes de saltar directamente. Si el evento en sí no parece atractivo, será un desafío conquistar y contratar patrocinadores. Entonces, al describir su evento, dedique tiempo a encontrar el diferenciador de su evento.

Proporcione detalles sobre el evento al que está invitando a los patrocinadores a participar. Esto incluye detalles logísticos como las fechas, la ubicación, así como el tamaño y el alcance del evento.
Resalte el tema del evento, la programación y los temas de contenido para un contexto adicional.
Incluya antecedentes e historia del evento, si corresponde. ¿Es esta la vigésimo quinta edición anual? ¿O el primero?
Explique la misión y / o los objetivos del evento: el «por qué» del evento.
Brinde una descripción general de la demografía de la audiencia y los éxitos pasados.

2. Tu audiencia

¡El patrocinio tiene que ver con la audiencia! Si bien el evento sin duda importa, los patrocinadores eligen participar en un evento porque quieren conectarse con las personas que asisten a ese evento. Antes de pedir dinero a sus patrocinadores, cuénteles sobre su audiencia. Aquí, debe proporcionar una visión en profundidad de quién asistirá a su evento.

Los patrocinadores quieren saber:

¿Cuántos asistentes asistieron a eventos anteriores y cuántos se prevé para el próximo evento?
¿Cuáles son los títulos y responsabilidades de sus asistentes?
¿Cuáles son los datos demográficos de los clientes existentes?
¿Cómo se dirige este evento a nuevos clientes?
¿Qué tan comprometidos estuvieron sus asistentes el año pasado?

Al detallar su audiencia, está proporcionando a los patrocinadores potenciales una mirada sobre con quién pueden esperar interactuar, así que proporcione la mayor cantidad de información posible.

3. ¿Por qué patrocinar?

Explique a su cliente exactamente por qué este evento es un gran complemento para su empresa, por qué el patrocinio es una oportunidad única que no debe perderse y, lo que es más importante, qué resultados increíbles se obtendrán a través del patrocinio de este evento. Debe conectar los puntos de las dos primeras secciones y explicar claramente los beneficios.

Aquí debe ser directo y exponer claramente los beneficios. Tome este ejemplo, cuatro sólidas propuestas de valor que se crearon para impulsar patrocinios para una conferencia de nicho.

Nuevo negocio

Sus clientes y prospectos estarán aquí. Esta es una oportunidad de desarrollo empresarial de primer nivel que se presenta en un evento de alto perfil, con contenido enriquecido dirigido específicamente a usuarios de tecnología, personas influyentes y tomadores de decisiones.

Visibilidad de la marca

Refuerce su posición como líder de la industria colaborando con Our Business en las tecnologías que continúan dando forma al panorama.

Redes

Conéctese en persona para crear nuevas relaciones comerciales y fortalecer las existentes con clientes, socios y Nuestro Negocio.

Camaradería

Un mensaje clave para los clientes que asisten al evento es el poder de un enfoque integral de la seguridad y la gestión de riesgos. Resalte su asociación con Our Company, demostrando cómo sus tecnologías están ayudando a proteger la empresa digital.

4. Oportunidades de patrocinio

Presente sus opciones de patrocinio claramente para que los posibles patrocinadores puedan comprender fácilmente la estructura y el formato del patrocinio. En otras palabras, ¿qué es exactamente lo que busca de su cliente y qué recibirá a cambio?

Una forma común de presentar las opciones de patrocinio es en un gráfico escalonado. Esto le brinda la oportunidad de brindar una variedad de oportunidades y niveles de inversión de patrocinio y resaltar los beneficios que ofrece cada paquete de patrocinio.

Elegir oportunidades de patrocinio

Pero, ¿qué incluirás en tu gráfico? Desea que sus oportunidades de patrocinio atraigan a los patrocinadores y también sean útiles para los asistentes. Estas son algunas de las oportunidades comunes que se ofrecen en las conferencias.

Exposición

Espacio de stand. Ofrezca a las empresas la oportunidad de crear un espacio de exhibición o un stand. Con esto, querrá asegurarse de incorporar la exhibición en su programa general para brindar a los asistentes la oportunidad de interactuar con los expositores.

Demos o presentaciones. Para eventos grandes, es posible que desee permitir que los patrocinadores realicen mini sesiones o demostraciones directamente desde su stand. Ofrezca esto como una oportunidad de patrocinio y programe cada mini sesión para que solo haya una en un momento dado.

Contenido

Sesiones de charlas. Dé a sus patrocinadores la oportunidad de presentar a los asistentes. Con esto, debe examinar el contenido para asegurarse de que se alinee con el tema general de su evento.

Blog invitado y publicaciones sociales. Permita que sus patrocinadores comiencen a atraer a su audiencia incluso antes de que comience el evento. Ofrezca a los patrocinadores la oportunidad de crear contenido que se difundirá en sus plataformas sociales.

Inclusión en marketing y materiales. Por lo general, cuando un patrocinador se registra en un evento, los organizadores agregan su logotipo a un carrete con el logotipo del patrocinador en el sitio del evento, la aplicación y la marca en el sitio.

Tecnología

Patrocinio de aplicaciones móviles. ¡Esta codiciada oportunidad viaja con cada asistente que usa la aplicación del evento! Están revisando la aplicación para obtener información de la sesión, para conectarse con otros asistentes y para navegar por el evento, por lo que ofrecer el patrocinio de la aplicación brinda una forma directa y digital de interactuar con los asistentes.

Paredes interactivas. ¿Está pensando en agregar tecnología interactiva, como un muro de redes sociales, a su evento? Compense sus costos ofreciéndolo como una activación patrocinada.

Sala de carga. Cuando los asistentes tengan poca batería y quieran levantarse durante unos minutos, una estación de carga patrocinada será un destino acogedor y apreciado por los asistentes.

Diviértete un poco

Horas felices. Los eventos fuera de horario presentan una gran oportunidad de patrocinio. Inscríbase en patrocinadores de una hora feliz, una cena o una celebración para cubrir el costo de los eventos auxiliares.

Pausas para el café. Las estaciones de café o refrigerios de marca pueden acercar a sus patrocinadores y asistentes durante todo el día. Permita que sus patrocinadores inicien conversaciones y den energía a los asistentes.

Yoga matutino. Invite a los asistentes a comenzar el día con la mente despejada con la ayuda del patrocinador de su clase de yoga. El yoga, una caminata matutina u otras actividades de bienestar pueden fomentar un ambiente saludable y feliz.

Modelo de prospecto de patrocinio

	DIAMANTE	PLATINO	ORO	PLATA
Oportunidades de paquetes disponibles	3	6	8	25
Pases completos para eventos	15	10	5	3
Stand de expositor	20’x20 ′	10’x30 ′	10’x20 ′	10’x10 ′
Unidades de recuperación de plomo	2	1	1	1
Sala de reuniones dedicada	1
Oportunidades para hablar
Sesión de trabajo (45 minutos)	2	1
Sesión de sala de exposiciones (30 minutos)	1	1	1	1
Marketing in situ
¡Patrocina un evento!	WeclomeHora feliz o almuerzo	Desayuno o descanso
Reconocimiento de notas clave en pantalla	Logo	Logo	Logo	Logo
Logotipo en la señalización del evento.	sí	sí	sí	sí
Actividad de participación en el stand de inclusión	sí	sí	sí	sí
Inclusión en la guía del evento	Logo	Logo	Logo	Logo
Comunicaciones
Anuncio en el correo electrónico previo al evento	50 palabras
Logotipo en todos los correos electrónicos previos al evento	sí	sí	sí	sí
Acceso a la lista de asistentes de prensa	sí	sí	sí	sí
Gritos de canal social	3	2	1	1
Logotipo en el correo electrónico posterior al evento	sí
Marketing de sitios web / aplicaciones móviles
Logotipo / enlace al sitio web / enlaces a redes sociales	sí	sí	sí	sí
Descripción de la empresa que se incluirá en línea	150 palabras	100 palabras	75 palabras	50 palabras
enlaces de literatura electrónica	2	1	1	1
Logotipo en la aplicación móvil	sí	sí
Materiales de presentación de la sesión disponibles bajo demanda	sí	sí

Rendimientos cualitativos por patrocinio

Además de los artículos contratados, existen beneficios adicionales por patrocinar un evento. Al crear una propuesta, es posible que también desee tomar nota de los beneficios cualitativos que verán sus patrocinadores.

¿Qué beneficios adicionales ven los patrocinadores? Ejemplos incluyen:

Cobertura de los medios: si los medios de comunicación o la prensa están programados para asistir, los patrocinadores pueden ver la cobertura en línea o fuera de línea.
Cobertura de las redes sociales: los asistentes a menudo documentan su experiencia en los eventos.
Asociación positiva con su empresa u organización
Oportunidades de networking más allá de la exhibición

Si bien es posible que no tenga un número cuantificable para estos, ¡anótelos! Es importante destacar todas las razones para patrocinar y las oportunidades disponibles.

Al construir su caso, mostrar a los patrocinadores del año pasado brinda credibilidad. Un aspecto importante de esta propuesta es ilustrar cómo las empresas se beneficiarán de la participación, y qué mejor manera que proporcionar evidencia concreta. Una sección que destaca las asociaciones y los patrocinadores anteriores habla de la credibilidad y el valor de su evento.

Logos del año pasado

¡Incluya un collage de patrocinadores anteriores! Los logotipos contribuyen en gran medida a proporcionar pruebas sociales y credibilidad.

¿Primer evento? A medida que se inscribe en patrocinadores, comience a crear su lista de logotipos para presumir.

Ejemplo de éxitos de patrocinio anteriores

Debe adquirir el hábito de realizar encuestas a los patrocinadores después de cada evento. La información en sus encuestas puede funcionar para mejorar su próximo evento y puede ser poderosa para atraer patrocinadores.

Digamos que los patrocinadores del evento del año pasado vieron un aumento del 70% en el negocio en los días posteriores a su evento, ¡eso es un gran problema! Comparta esas cifras con posibles patrocinadores para demostrar su valor.

Recopilar comentarios y resultados

Utilice los datos de su encuesta en su propuesta. Si bien no es necesario que incluya todos los comentarios que ha recibido, destacar algunos puntos fuertes es muy útil. Señale cifras sólidas que respalden sus objetivos. Por ejemplo, puede convertir los datos de la encuesta de los patrocinadores en estadísticas convincentes:

¡Nuestros patrocinadores obtuvieron un 20% más de clientes potenciales!
Los patrocinadores indicaron que vieron un tráfico de stands de calidad (92%)
El evento proporciona un ROI positivo (99%)
Los patrocinadores dijeron que planean patrocinar nuevamente en 2019 (95%)

Comentarios y cotizaciones

¿Su encuesta solicitó comentarios adicionales? Si no es así, es posible que desee regresar y hablar con un par de sus patrocinadores anteriores para recopilar cotizaciones útiles. Con patrocinadores que hablan de su experiencia, en sus propias palabras, cuenta una historia auténtica. Además de los hechos y las cifras, una mirada cualitativa a las experiencias de los patrocinadores anteriores cuenta una historia completa.

Por ejemplo, si bien esta cita cuenta una historia desde su perspectiva:

“A nuestros patrocinadores les encanta asistir, dicen que este es el evento de marketing más emocionante de la región. Tratamos bien a nuestros patrocinadores «. – Compañía Acme

Es más fuerte incluir testimonios directos.

“SF Marketing Week proporciona un nivel de emoción y entusiasmo en torno al marketing que otros eventos en el mismo espacio no tienen. Está claro que les importa tanto el éxito de sus patrocinadores como los asistentes, lo cual es importante para nosotros. En general, es un placer asistir a SF Marketing Week como patrocinador ”.

– Jessica Brown, vicepresidenta de marketing de A + Email

Puede ver que la segunda cita, que vino directamente de un patrocinador, tiene un mensaje más fuerte que la primera. Agregar voces que no sean la voz de su empresa a la propuesta crea una credibilidad adicional.

¿Primer evento? Prueba esto en su lugar

Si no tiene patrocinadores de eventos anteriores que puedan hablar para participar en sus eventos, aún puede proporcionar pruebas sociales que ilustren el valor de la asociación. Deje que se destaque su historial de trabajo con otras empresas o el trabajo demostrado de un cliente.

6. Pasos siguientes

¡Guau, creaste una propuesta de patrocinio increíble usando estos elementos y patrocinadores firmados! ¿Qué sigue?

Una propuesta sólida necesita un llamado a la acción claro o pasos siguientes viables. Sin él, sus patrocinadores no sabrán qué hacer a continuación. Lo último que desea hacer es generar entusiasmo solo para que un posible patrocinador pierda interés.

Establezca claramente los próximos pasos. ¿Deberían llamarlo, enviarle un correo electrónico o completar un formulario? ¿O su equipo se pondrá en contacto para hacer un seguimiento? No dejes que se pregunten. Además, haga los siguientes pasos lo más simples posible para reducir cualquier posible fricción.

Sea explícito sobre lo que deben hacer, y menciónelo a menudo a lo largo de su propuesta. Es posible que desee incluir un correo electrónico o un número de teléfono al pie de cada página de la propuesta para asegurarse de que los clientes potenciales tengan la información de contacto al alcance de la mano.

Conclusión

Al demostrar beneficios tangibles y resultados medibles, diferenciará su evento del resto. Tómese el tiempo para contar una historia y construir un caso con una propuesta de patrocinio bien pensada. Una vez que tenga una propuesta sólida, comience a llegar a su lista de patrocinadores potenciales con mensajes personalizados.