No hay duda de que la industria de los eventos ha tenido un impacto en el medio ambiente a lo largo de los años. Desde reservar viajes internacionales hasta imprimir paquetes de horarios brillantes, la sostenibilidad a menudo no es lo más importante al organizar un evento. Sin embargo, se está produciendo un cambio emocionante y, en los últimos años, la industria de los eventos ha comenzado a poner un mayor énfasis en la sostenibilidad.

En esta guía, veremos por qué es tan importante tener en cuenta el medio ambiente al planificar su próximo evento y brindaremos algunos consejos sobre cómo planificar un evento ecológico.

¿Por qué ser ecológico?

Es posible que tenga un proceso de organización de eventos efectivo, proveedores confiables y lugares favoritos, y esté pensando, ¿por qué debería darle la vuelta a esto para volverme ecológico? Bueno, existen numerosos beneficios para hacer que su evento sea más respetuoso con el medio ambiente: para el medio ambiente, su empresa y sus asistentes.

Mejore su impacto ambiental

¿Conoce la huella de sus eventos? Si tu respuesta es no, no estás solo. Durante años, el impacto ambiental no fue un enfoque principal en la industria de eventos. Hoy, sin embargo, los líderes de la industria se están dando cuenta de la importancia de comprender primero y luego mejorar el impacto.

A principios de 2019, representantes de eventos globales y organismos de turismo, junto con expertos en sostenibilidad, introdujeron un enfoque en la sostenibilidad dentro de la industria. El Events Industry Council (EIC) desarrolló 4 principios para eventos sostenibles diseñados para guiar y motivar a los organizadores de eventos de todo el mundo a adoptar e implementar prácticas ecológicas.

Los cuatro principios generales de sostenibilidad presentados por la EIC incluyen:

Los organizadores de eventos y los proveedores comparten la responsabilidad de implementar y comunicar prácticas sostenibles a sus partes interesadas.
Prácticas ambientales básicas.
Consideraciones sociales básicas.
Apoyar prácticas económicas prósperas.

Los líderes desarrollaron estos principios en respuesta directa a prácticas comunes dentro de la industria. Para realizar mejoras, el EIC cree que tanto los organizadores como los proveedores asumen la responsabilidad. A continuación, se muestra una instantánea del impacto actual de la industria:

Event Manager Blog sugiere que los asistentes a la conferencia desechen o contribuyan con más de 4 libras de desechos todos los días y…
Más del 40% de esos desechos de eventos terminan en vertederos.
Al observar la huella de carbono de un evento, el 70% de las emisiones de CO2 provienen de los viajes en avión.

Reducir costos

La tecnología agiliza los procesos y reduce los costos para los organizadores de eventos. Desde software de gestión de eventos e invitaciones digitales hasta tecnología en el sitio, como aplicaciones móviles y señalización de pantalla digital, los organizadores se benefician al reducir los costos de papel e impresión.

TEDxMileHigh, por ejemplo, ahorró más de $ 7,000 en un solo evento al ofrecer una aplicación de eventos en lugar de programas en papel.

Debido a que el tiempo es dinero, también vale la pena señalar que el software de gestión de eventos, las herramientas de registro y las aplicaciones de eventos están ahorrando a los organizadores de eventos miles de horas de trabajo administrativo y, por lo tanto, ¡permitiendo más tiempo para tareas más significativas!

Cumplir con las expectativas de los asistentes

Además de mejorar su impacto en el medio ambiente, reducir su huella puede beneficiar sus resultados finales. Las personas valoran la sostenibilidad en sus vidas y buscan cada vez más negocios que se alineen con sus valores.

El 88% de los consumidores quiere que las marcas les ayuden a ser más respetuosos con el medio ambiente.
Forbes

Según Forbes, hoy en día es más probable que las personas apoyen una marca o empresa que se alinee con sus valores. Como tal, en los últimos años, los consumidores se han inclinado hacia marcas que representan los mismos valores. Esto, a su vez, ha impulsado un aumento en las organizaciones impulsadas por el valor. En última instancia, para competir, es cada vez más importante incorporar valores como la sostenibilidad en una empresa.

Ahora veamos cómo ponerlo en práctica. Aquí tienes 6 formas de empezar a pensar en la organización de un evento sostenible:

Hacer de la sostenibilidad una prioridad

Si lidera la planificación y organización de un evento, es importante preparar el escenario desde el principio. Usted tiene el mayor poder para hacer de la sostenibilidad una prioridad en las etapas previas a la planificación, así que defina sus objetivos sostenibles desde el principio.

Si es proactivo en las primeras etapas de la planificación, tiene más posibilidades de lograr que los socios potenciales se unan a sus objetivos de sostenibilidad. Desde elegir una ubicación más ecológica y accesible hasta verificar los mandatos de reciclaje y desechos de su región, tener en cuenta los efectos ambientales en cada paso del proceso de planificación finalmente reducirá la huella de su fiesta.

Elimine el papel para la comunicación digital

Tradicionalmente, los eventos han sido un gran desperdicio de papel. Las invitaciones, los volantes, los programas de eventos y los folletos impresos son algunos de los materiales del evento que normalmente terminan en la basura antes de que el evento haya terminado. Para lograr la sostenibilidad, avance hacia la eliminación del desperdicio de papel con marketing y comunicaciones digitales.

Invitaciones en línea

No es necesario imprimir y enviar por correo cientos o miles de invitaciones, hoy en día es una práctica estándar enviar correos electrónicos de invitación para un evento. Más bien, imprimir invitaciones se centra en conectarse con los asistentes a través de los puntos de contacto que más frecuentan; Las campañas específicas que utilizan el correo electrónico y las redes sociales brindan a los organizadores la oportunidad de conectarse.

¡Prima! El uso de invitaciones por correo electrónico le brinda la oportunidad de comunicarse con recordatorios varias veces para mantener su evento en la mente.

Aplicación movil

En lugar de hacer que los asistentes al evento carguen con carpetas, folletos y tarjetas de presentación; use una aplicación de eventos como reemplazo integral del papel. Una aplicación de eventos, le permitirá organizar horarios, materiales de eventos relevantes, así como fomentar una mayor participación a través de horarios personalizados y mensajes en la aplicación, todo mientras ahorra papel.

En lugar de proporcionar dichos materiales, que probablemente terminen en la basura, utilice una aplicación de eventos para almacenar todos los materiales de su evento. Además de sus ahorros y el impacto reducido en el medio ambiente, sus asistentes le agradecerán la conveniencia adicional.

Sáltate los regalos

Si bien los regalos se han convertido en sinónimo de conferencias y eventos, no debería sorprender que esos cuadernos, bolígrafos o fidget spinners de 1€ que está regalando no se produzcan en las condiciones más sostenibles. En un artículo sobre Fast Company, Elizabeth Segran señala cuán derrochadora es la industria de los regalos. De hecho, la industria derrocha en ambos extremos: esos artículos probablemente viajaron una gran distancia antes de llegar a su bolsa de botín y probablemente terminarán en el vertedero poco después del evento.

Regalos digitales

Deshágase de los rellenos de bolsas de regalos baratos como folletos, bolígrafos o llaveros, y use la aplicación de su evento para llevar a los invitados a una bolsa virtual. Ofrezca códigos de descuento, boletos electrónicos o obsequios descargables a sus asistentes, ninguno de los cuales requiere impresión y son más beneficiosos para sus asistentes.

La entrega de artículos digitales a su audiencia no solo hará que las ofertas atractivas sean más accesibles, sino que también puede aprovechar esta oportunidad para generar ingresos para ayudar a pagar el evento. Incluya un botín digital en su propuesta de patrocinio y anime a los patrocinadores a optar por la ruta digital.

Ofrecer un regalo en formato digital beneficia tanto a sus patrocinadores como a sus asistentes. El regalo digital significa no más golosinas perdidas: sus asistentes podrán acceder a él en cualquier momento desde sus teléfonos y sus patrocinadores tendrán una cosa menos para llevar a su evento.

Experiencias memorables

O si un regalo físico es importante para su negocio, piense en formas alternativas de sorprender a sus asistentes. ¡Las golosinas como café, helado o donas pueden tener un impacto igual de grande! Del mismo modo, los servicios como un masaje rápido o disparos a la cabeza profesionales pueden ser una atracción que mantenga su cabina de conferencias activa.

Tanto las golosinas comestibles como las experiencias son formas deliciosas de causar un gran revuelo en una conferencia o feria comercial sin dejar de desperdiciar.

Elija proveedores sostenibles

Los proveedores que elija influyen en la sostenibilidad de su evento. Al elegir a sus proveedores, incorpore la sostenibilidad en su proceso de toma de decisiones.

Para eventos grandes, normalmente necesitará trabajar con varios proveedores, que incluyen:

Abastecedor
Asientos, muebles
Decoración
Entretenimiento
Seguridad
Tecnología y AV

Existen muchos recursos que simplifican la búsqueda de proveedores que se alineen con sus objetivos; buscar en línea un proveedor de servicios de catering sostenible, por ejemplo, puede ayudarlo a ir en la dirección correcta. Sin embargo, si no encuentra recursos locales, tendrá que preguntarle a cada proveedor sobre sus prácticas. Cree una serie de preguntas que le hará a cada proveedor potencial.

Por supuesto, depende de usted establecer parámetros en torno a sus expectativas. Por ejemplo, al elegir un servicio de catering, puede ser importante para usted que toda la comida sea de origen local. Este será un punto crítico al revisar posibles proveedores de servicios de catering.

Del mismo modo, al seleccionar la decoración, puede ser importante para usted que toda la decoración sea reutilizable. Si este es un requisito suyo, deberá trabajar para encontrar un proveedor que pueda hacerlo posible.

Elige un lugar ecológico

Lugares con certificación LEED

El lugar donde celebras tu evento es una decisión importante. Esta decisión tiene un impacto en la sostenibilidad de su evento. Alentamos a cualquier organizador que tenga en cuenta la sostenibilidad a elegir un lugar con certificación LEED.

Se invierte mucho en un lugar que logra la certificación LEED.

LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) es un sistema de certificación de edificios ecológicos reconocido internacionalmente .
news.usgbc.org

Los lugares con certificación LEED se someten a una estricta verificación para certificar que se construyeron utilizando estrategias destinadas a mejorar el rendimiento en todas las métricas que más importan: ahorro de energía, eficiencia del agua, reducción de emisiones de CO2, mejora de la calidad ambiental interior y administración de recursos y sensibilidad a su impactos.

Lugares respetuosos con el medio ambiente

Si bien la certificación LEED es el estándar de oro cuando se trata de lugares respetuosos con el medio ambiente, hay lugares de todo tipo que están avanzando para reducir el desperdicio y mejorar su impacto.

Para encontrar lugares, puede realizar una búsqueda en línea y preguntar a los lugares potenciales sobre sus prácticas de energía y desperdicio para encontrar la mejor opción. Los lugares que siguen prácticas respetuosas con el medio ambiente son bastante fáciles de detectar en línea, ya que probablemente estén orgullosos y promocionen su trabajo.

Hay muchas formas en que los lugares avanzan para ser más amigables con el medio ambiente. Aquí hay algunas prácticas que quizás desee tener en cuenta:

Programas de reciclaje
Materiales compostables o reciclados
Materiales de origen local
Colecta de agua de lluvia
Tratamiento de aguas negras
Energía solar
Sistemas de gestión de edificios automatizados
Apoyo o donaciones a organizaciones sin fines de lucro

Elija opciones verdes

Una de las cosas más simples y efectivas que puede hacer es preguntarle a su lugar sobre alternativas sostenibles o programas de eventos ecológicos. ¿El lugar recicla o hace abono? ¿El lugar está abierto a bajar las luces para ahorrar energía? Y si no es así, ¿el lugar está dispuesto a adaptarse y hacer ajustes? Si no encuentra programas ecológicos establecidos, es posible que se sorprenda al saber que su lugar se complace en hacer ajustes a la basura / reciclaje, catering, etc.

Fomentar el transporte sostenible

Los viajes aéreos son uno de los mayores contribuyentes a la huella de un evento, especialmente si su evento reúne a asistentes de varios lugares. Event Manager Blog descubrió que el transporte es responsable de hasta el 70% de la huella de carbono de los eventos, como las conferencias.

Los viajes aéreos constituyen el 70% de la huella de carbono de un evento.
eventmanagerblog.com

Seleccione el destino de su evento teniendo en cuenta el transporte. Piense en ciudades con transporte público robusto como Madrid, Sevilla o Barcelona, o evite el transporte por completo y opte por una ciudad transitable como Bilbao o Valencia.

Las personas no son las únicas cosas que se transportan. A menudo, los alquileres de equipos pueden viajar grandes distancias para llegar a su evento. En su lugar, asegúrese de alquilar su equipo localmente.

Si su destino no es flexible, todavía hay una serie de acciones que puede tomar para reducir el impacto que tienen sus asistentes.

Considere opciones de transporte sostenibles que rodeen su evento para compensar los vuelos y minimizar su impacto. Aquí hay algunas ideas que pueden ayudar a reducir las emisiones:

Ofrecer un servicio de transporte para animar a los asistentes a compartir el viaje.
Invierta en sostenibilidad ofreciendo vales de transporte público subvencionados
Ofrezca pases de viaje compartido con descuento o totalmente cubiertos a los asistentes

Ya sea que tenga la capacidad de elegir un destino ecológico o tomar decisiones deliberadas para ser sostenible localmente, el transporte tiene un gran impacto en la sostenibilidad general de su evento.

En conclusión

Al planificar un evento, muchos factores afectan la sostenibilidad. Hemos establecido una serie de tácticas para hacer que su evento sea ecológico, desde la ubicación y el transporte hasta los elementos físicos, incluido el botín y los materiales del evento. Si bien es posible que cambiar un enfoque uniforme completo no suceda de la noche a la mañana, hay cambios significativos que todos podemos hacer para reducir nuestro impacto como industria.