Más allá de lo virtual: el panorama de eventos híbridos
¿Qué son los eventos híbridos?
Los eventos híbridos son eventos que tienen componentes virtuales y físicos en persona. Históricamente, un excelente ejemplo de un evento híbrido es uno que es un evento en persona que se transmite en vivo para una audiencia en línea en casa.
Si bien no son nada nuevo, los eventos híbridos ciertamente se han convertido en una prioridad, ya que COVID-19 ha cambiado la forma en que el mundo vive y realiza negocios. No solo eso, sino que los eventos híbridos continúan evolucionando y cerrando la brecha entre las experiencias que tienen las audiencias físicas y virtuales. Estamos viendo que los eventos híbridos de hoy en día van más allá de una transmisión en vivo para involucrar completamente a las audiencias virtuales y en persona a través del chat, la transmisión, la creación de redes y más.
Muy rápido: ¿recuerdas cuando las aplicaciones de eventos no existían en absoluto ?
Hace diez años, los planificadores de eventos pensaban en un «evento» simplemente como el evento literal que ocurre ese día. Pero a medida que el talento técnico, como los Fundadores de la Guía, entró en escena y comenzó a reinventar cómo las aplicaciones móviles podían reinventar toda la experiencia del evento, la gente rápidamente se dio cuenta y comenzó a reinventar el ciclo de vida de su evento, antes, durante y después de sus eventos. Desde las semanas de publicidad, creación de listas, mensajería, venta de entradas y todo lo demás necesario para darle vida al evento hasta los días inmediatamente previos al evento donde los asistentes planificaron sus sesiones, leyeron materiales, prepararon, etc. y hasta los días posteriores al evento. evento, todo esto fue reinventado a medida que las personas comenzaron a elevar su experiencia en el evento.
Antes de la introducción de la aplicación de eventos móviles, todo esto era muy difícil. Los planificadores de eventos tenían correo electrónico y foros para difundir su mensaje, pero las aplicaciones cambiaron el juego y reinventaron la industria de eventos, y las aplicaciones de eventos móviles se convirtieron en un componente fundamental de los eventos en general.
El auge de los eventos virtuales e híbridos a raíz del COVID-19
Eventos virtuales vs híbridos
Analicemos en qué se diferencian los eventos híbridos de los virtuales. Los eventos virtuales son aquellos a los que el 100% de los asistentes al evento asisten en línea. En los últimos meses, probablemente hayas asistido a varios. Estos podrían ser seminarios web alojados en Zoom, transmisiones en vivo de DJ que comparten música con fanáticos en Twitch o una grabación de un discurso de apertura de una gran empresa. Cada evento virtual también tiene diferentes grados de participación. Se puede alentar a los asistentes a conversar sobre sus preguntas, mantener sus cámaras web encendidas y hacer preguntas, o ninguna de las anteriores.
Sin embargo, los eventos híbridos combinan este componente virtual en línea con una audiencia física en persona. No limitan a los organizadores de eventos a uno u otro y, como resultado, la asistencia se maximiza al abarcar una audiencia más amplia y dejar espacio para mucha más flexibilidad.
COVID-19 es el catalizador indiscutible del reciente auge de los eventos virtuales e híbridos, pero de ninguna manera es una nueva forma de evento.
¿Cómo se veían los eventos híbridos antes de COVID-19?
Durante años, los eventos a gran escala con decenas o cientos de miles de asistentes a menudo agregaron transmisiones en vivo a un evento físico existente para llegar a millones de personas más de lo que normalmente lo harían. En 2019, por ejemplo, el E3 tuvo 66.100 asistentes físicos. Pero al aprovechar el video y la transmisión en vivo, su equipo pudo llegar a una audiencia global en línea, compartiendo comunicados de prensa y actualizaciones emocionantes para cualquiera que lo sintonizara desde casa.
Otro ejemplo es el Festival de Música y Artes de Coachella Valley. Entendiendo que con boletos limitados disponibles y muchos millones más que querían asistir, el equipo de Coachella decidió invertir fuertemente en transmisión en vivo durante los dos fines de semana de su evento en su canal de Youtube. Para los poseedores de entradas que asistan al evento en vivo, todo sigue igual. Pero para las personas que no pudieron asistir ese fin de semana (o ese año en absoluto) y aún querían compartir el entusiasmo, este movimiento hacia un evento híbrido fue un cambio de juego. Un nuevo término, Couchella, nació para significar la experiencia compartida que los asistentes virtuales podrían tener en casa en sus sofás. Hoy en día, el canal de Youtube de Coachella tiene 1,68 millones de suscriptores y es el lugar al que acudir para asistir a Coachella virtualmente.
Puede ver cómo la transmisión en vivo y la adición de un componente de video en línea a eventos físicos ha cambiado las reglas del juego para los eventos a gran escala. Pero los eventos híbridos no se detienen ahí, al menos ya no. Hoy en día, los organizadores de eventos están reduciendo la brecha entre los asistentes físicos y virtuales con nuevas e innovadoras funciones de red. Entraremos en ellos un poco más adelante en el artículo.
¿Cómo ha sido COVID-19 el catalizador de este aumento de eventos virtuales e híbridos?
La inesperada pandemia de 2020 tomó al mundo por asalto, lo que obligó a los planificadores de eventos a luchar y aprovechar al máximo una situación desconocida. Dado que los eventos físicos y en persona ya no eran una opción, los planificadores de eventos se vieron obligados a cambiar a eventos virtuales, lo que obligó a toda la industria a dar tres pasos hacia atrás y reevaluar cómo estaban planificando, organizando y evaluando la calidad de sus eventos antes. durante y después.
Pero aunque los eventos virtuales ofrecían a los organizadores una solución ágil, tenían un precio elevado y obligaban a los planificadores a pensar más allá de la simple logística de eventos. Con menos enfoque en los detalles operativos, como la asignación de la sala, la disposición del lugar, etc., los planificadores ahora tenían la tarea de asegurarse de que sus niveles de participación todavía estuvieran a la par con un evento en persona, a pesar del cambio en el formato del evento. Y si bien este fue un concepto fácil de comprender, la ejecución de un evento virtual interactivo y atractivo resultó ser difícil. Los organizadores no solo estaban aprendiendo cómo crear sesiones atractivas para sus audiencias, sino que su audiencia estaba aprendiendo simultáneamente cómo interactuar con ellos en un panorama más digital.
Las secuelas de la propagación de COVID-19 llevaron a una rápida transición de eventos físicos en persona a eventos híbridos o virtuales, lo que parece ser parte del curso de los futuros previsibles. Incluso cuando las cosas vuelvan a la “nueva normalidad”, es probable que los organizadores de eventos sigan invirtiendo mucho en eventos híbridos.
¿Por qué debería ejecutar un evento híbrido?
Alcance de audiencia más amplio
Al eliminar las barreras físicas, financieras y logísticas que impiden que las personas asistan a un evento en vivo y en persona, puede maximizar la cantidad de personas con las que puede comunicarse en todo el mundo, lo que aumenta el alcance de su audiencia y el número de asistentes.
Al no limitar su evento a un solo formato, ya sea virtual o en persona, puede capitalizar los puntos fuertes de cada uno. Ampliar el alcance de su audiencia es beneficioso para usted y sus asistentes. No importa qué tan grande o popular sea su evento, es inevitable que haya una audiencia completa de posibles asistentes a los que simplemente no les importa ir a los eventos, que sienten que se enferman cuando viajan o personas que piensan que no vale la pena. la cantidad de tiempo y esfuerzo para invertir un día completo (o días). Los eventos híbridos desbloquean a este grupo de personas que ahora tienen la opción de asistir a su evento virtualmente. Aún mejor, también tendrás ese grupo central de fanáticos a los que les encanta ir a tu evento en persona. Y resulta que la superposición en estos dos grupos es sorprendentemente baja.
Mayor retorno de la inversión
¿Por qué los paquetes de patrocinio en eventos grandes, como Coachella, cuestan infinitamente más que los de un evento pequeño, como el torneo de baloncesto de su hija? Si bien no hay una sola razón, el alcance de la audiencia es el factor número uno. Si tiene cientos de miles de personas que asisten a un evento (virtualmente o en persona), los patrocinadores están dispuestos a invertir mucho más dinero porque están frente a más caras. Poder extender su evento a una audiencia mucho más grande significa que puede presumir de paquetes de patrocinio más impresionantes, o incluso anunciar su evento virtual con formatos publicitarios innovadores (como un anuncio de audio como lo escucharía en un podcast).
El patrocinio de aplicaciones de eventos es una forma increíblemente lucrativa de generar ingresos para su evento, aunque un poco confuso para los principiantes.
Aplicaciones de eventos híbridas: ¿Cómo entran en juego los dispositivos móviles?
La belleza de los eventos híbridos, como hemos mencionado, es que un organizador de eventos puede llegar a las personas independientemente de dónde se encuentren, ya sea en la comodidad de sus propios hogares o en un evento real. Hoy en día, el mundo puede ser estático, pero dondequiera que esté alguien, es probable que tenga su teléfono, lo que hace que el móvil sea una parte clave de la estrategia de eventos. Y para ir un paso más allá, la investigación muestra que incluso cuando el mundo alcance la “nueva normalidad”, los eventos postpandémicos, híbridos y virtuales seguirán teniendo un lugar en el mercado.
La importancia del networking en los eventos
Las personas suelen asistir a eventos para aprender cosas nuevas y conocer gente nueva. Pero en esta “nueva normalidad” en la que las personas ya no pueden reunirse en persona, ¿cómo pueden los eventos híbridos y virtuales hacer que las personas se conecten entre sí?
Hay innumerables soluciones, algunas mejores que otras. Por ejemplo, Slack es una gran herramienta de comunicación, pero no permite la creación de redes para los asistentes que nunca se han conocido y no saben quiénes son otras personas. Por lo tanto, si bien pueden interactuar con otras personas a través de conversaciones, no hay una forma clara de que se relacionen correctamente.
Hemos mencionado cómo los eventos híbridos permiten a los organizadores de eventos llegar a las personas en persona o virtualmente. Pero, ¿qué pasa con los presentadores y los propios asistentes? La creación de redes es un componente fundamental de los eventos, sin embargo, con la simple transmisión en vivo de un evento físico, no hay forma de que esas dos audiencias diferentes realmente se pongan en contacto entre sí. Técnicamente, es un evento híbrido, pero es una especie de intento a medias de abordar los objetivos reales del evento.
Si organizas un evento híbrido, ¿qué haces?
Las personas que asisten físicamente pueden conocerse, tocarse los codos y conocerse. Entonces, la audiencia física está en su mayoría bien, aunque tal vez un poco nerviosa acerca de interactuar y conocer gente nueva. Aunque con COVID-19 todavía se avecina durante al menos otro año, ¿las personas realmente se relacionarán con extraños, se darán la mano, tomarán bebidas después del programa y participarán en todas las demás interacciones comunes que vemos en los eventos en persona? Las posibilidades de que esto suceda son bastante escasas.
Además, no querrá perder la oportunidad de interactuar con personas que no están físicamente presentes. Tomenme, por ejemplo. Soy un comercializador digital cuyos intereses radican principalmente en el marketing de motores de búsqueda (SEM). Si estoy en un gran evento, como Mozcon, y veo algunos gerentes de SEO en la lista de asistentes a quienes me gustaría conocer, pero son asistentes virtuales, ¿cómo lo haría?
Con una aplicación de eventos híbrida, los veo en la lista de asistentes de antemano, comienzo una conversación, pido reunirnos (virtualmente) y estamos listos. Aún mejor, con una función como la Reserva de reuniones puedo configurar un chat grupal de gerentes de SEO como yo e invitarlos a que se reúnan. Esta es una experiencia que me hubiera perdido por completo sin la ayuda de una aplicación de eventos.
También soy alguien a quien no le gusta caminar y tener conversaciones incómodas e introductorias con extraños, por lo que esta es una excelente opción para mí: puedo aprovechar al máximo mi tiempo y sentirme cómodo haciéndolo. Incluso si alguien no está allí en persona, no se está perdiendo la experiencia. Independientemente del formato de su evento, ya sea virtual, en persona o un híbrido de ambos, su evento debe ofrecer capacidades de networking que superen las limitaciones físicas que pueden o no existir para los asistentes.
