Cómo planificar un evento: guía de planificación de eventos de 10 pasos

Ya sea que organice una pequeña reunión o que organice una gran conferencia, ¡la planificación de eventos es una tarea enorme! Cada evento, no importa cuán simple o complejo sea, requiere una planificación y organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe comenzar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo más libre de estrés posible.

Si bien no hay dos eventos iguales y cada evento tiene diferentes objetivos, presupuestos y audiencias; Hay varios pasos que puede seguir para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.

¿Quieres más apoyo? También hemos elaborado una lista de verificación fácil de usar que proporciona un marco al planificar su próximo evento. Vea la lista de verificación completa.

1. Definir metas y objetivos

Antes de saltar directamente a la logística, como el lugar o los oradores, debe dedicar tiempo a identificar el propósito y el motivo de la planificación de este evento. Deberías responder a esta pregunta:

¿Cuál es el objetivo final de este evento?

Esta es la razón por la que lo impulsó a planificar un evento en primer lugar. Estás buscando:

¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoya el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tienes una combinación de múltiples objetivos? Determina lo que estás buscando lograr y cómo este evento te ayudará a lograrlo.

A continuación, ¿cuáles son los objetivos?

Al planificar cualquier evento, debe identificar un conjunto de objetivos que respaldarán su objetivo final. A continuación, se muestran algunos ejemplos de objetivos de eventos:

Aumentar el registro en un 10% desde el último evento
Incrementar los ingresos en un 25% desde el último evento.
Reciba 100 pedidos anticipados para el próximo producto
Aumentar las menciones / seguidores / reposiciones en las redes sociales durante el evento

Con sus metas y objetivos establecidos, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará los objetivos descritos. Si bien no está escrito en piedra, debe presentar los detalles preliminares del evento, que incluyen:

Fechas. Su marco de tiempo para el evento, es decir, en 9 meses.
Asistentes. ¿Será este un evento de 100 personas, un evento de 1,000 personas o de 10,000 personas? Deberías empezar a pensar en el tamaño. ¿Vienen sus asistentes de todo el país o se trata de un evento local? También querrá tener en cuenta los datos demográficos de sus asistentes mientras planifica.
Localización. ¿Tu evento es local? ¿O estará alojado en un destino? Comience a crear una lista corta de ciudades y lugares que tengan sentido para su evento.
Tipo de evento. ¿Está generando conocimiento de un nuevo producto? Un evento de un día con una nota clave puede tener sentido. ¿Reunir a miles de clientes? Una conferencia de usuarios de dos días puede ser adecuada para usted. ¿Organizar una reunión interna o de la asociación? Un día de pequeñas sesiones podría encajar.

Desarrollar sus objetivos y el alcance del proyecto preliminar le permite enmarcar su evento y obtener la participación de los líderes. Si su organización ya está de acuerdo con el evento, sus objetivos y alcance lo ayudarán a avanzar hacia las siguientes etapas de planificación.

2. Establece un presupuesto para el evento

La creación de un presupuesto es un paso inicial esencial en la planificación de eventos que ayuda a aclarar otros aspectos de su plan. Además, establecer un presupuesto ayuda a evitar sorpresas no deseadas (como quedarse sin dinero para la decoración, etc.). Tendrá más éxito si planifica todo su presupuesto con anticipación, continúa actualizando a medida que finaliza las variables y se mantiene muy cerca del proceso.

Basado en su presupuesto de alto nivel y alcance inicial de necesidades. Debe comenzar a trazar los costos de sus artículos de línea para comprender cómo se distribuirá su presupuesto entre sus necesidades.

Según Eventbrite, «el presupuesto se desglosa por marketing y promoción (43%), oradores y talentos (32%), materiales impresos (29%), lugares (18%)».

A medida que su plan se solidifique, tendrá que revisar el presupuesto. Indudablemente, las líneas de pedido cambiarán, solo recuerde mantener un presupuesto preciso que refleje también los cambios o actualizaciones que realice. Y como nunca quiere exceder su presupuesto, es común que los planificadores hagan ajustes para asegurarse de que está manteniendo su presupuesto.

3. Crea tu equipo de eventos

Para eventos pequeños, es posible que usted personalmente esté manejando muchas o todas las tareas discutidas en esta sección. Sin embargo, para eventos grandes, se necesita un equipo organizado para ejecutar la producción.

Si está formando un equipo desde cero, es importante designar roles desde el principio para garantizar la responsabilidad. Todos los miembros del equipo deben informar a un gerente de proyecto que tenga visibilidad de todas las piezas en movimiento.

Construyendo el equipo de eventos definitivo

Según Eventbrite, solo el 12% de los eventos tienen equipos de diez o más personas y el número más común es de 2 a 5 empleados (45% de los eventos), por lo que a menudo las personas usan varios sombreros. Si se encuentra entre los pocos que tienen más de 5 miembros en el equipo, aquí hay un vistazo a cómo se distribuyen normalmente los roles:

Gerente de proyecto

Supervisa todas las piezas móviles que se describen a continuación, esta persona es en última instancia responsable de la ejecución del evento. Gestiona el presupuesto. Impulsa la estrategia. Toma decisiones de compra de alto nivel.

Lugar / piso de exhibición

Esta persona es el contacto principal para el lugar, los proveedores, los patrocinadores en el lugar y los voluntarios y el personal en el lugar: seguridad, fotografía y alimentos / bebidas. Recuerdan el nombre de todos y saben dónde están todos los puntos de venta.

Planificación

Esta persona lidera el desarrollo de la agenda, trabaja con los oradores y se asegura de que la programación esté actualizada y se comunique a las partes adecuadas. Su encargado de programación coordina las reuniones en el evento, y vive para convertir a los asistentes en contactos exitosos.

Diseño creativo

Los diseñadores creativos reunieron todo el diseño visual para materiales impresos y web, como horarios, material adicional, registro y señalización, y todo lo necesario para la aplicación de eventos móviles. Para desglosarlo: te hacen lucir bien. Es posible que desee trabajar con una agencia de diseño de eventos.

Marketing y Comunicaciones

Esta persona o equipo informa a las personas adecuadas sobre el evento, crea ofertas y estrategias de tiempo para impulsar el registro, supervisar la marca, comunicarse con los registrantes, coordinar la amplificación de las redes sociales y las relaciones con los medios, y enviar y medir materiales de seguimiento. Ah, y están locos por un rendimiento medible.

Este equipo se asegura de que un invitado tenga todo lo que necesita para aprovechar al máximo el evento, desde mapas, horarios, información de los oradores y cómo conectarse en red. Desarrollan y actualizan la aplicación de eventos móviles.

Registro y check-in

Estas personas poseen la configuración del registro, trabajan con un proveedor de software, producen y administran credenciales, generan informes y se aseguran de que el proceso de registro (antes del evento y durante el evento) se desarrolle sin problemas.

Patrocinios

Este miembro del equipo trabaja para trazar espacios de stand, vender oportunidades de patrocinio, mantener relaciones con patrocinadores y explorar las relaciones de organizaciones comunitarias. Tienen una sincronización increíble y grandes habilidades con las personas.

Mantener a su equipo organizado

Con un equipo en su lugar, está listo para crear un plan de proyecto de evento. Un plan de proyecto es más que una lista de tareas pendientes. Es un desglose detallado de cada elemento de acción que identifica a los propietarios, las dependencias, las fechas de vencimiento y el estado de finalización. Debería poder justificar cada elemento de acción asignándolo a sus objetivos de eventos de nivel superior.

Herramientas de gestión de eventos

Las herramientas de gestión de proyectos agilizan la gestión y organización de eventos. Utilice estas herramientas para tener en cuenta todas las piezas móviles. Con la capacidad de asignar y monitorear proyectos, un gerente de proyecto puede mantener una vista precisa del progreso y los cronogramas con estas herramientas:

Asana
Trello
Hoja inteligente

4. Elija su lugar y fecha

La elección del lugar y la fecha de su evento son dos consideraciones importantes que darán forma al resto del plan de su proyecto. Empiece a buscar lugares lo antes posible. El mercado de eventos está abarrotado, por lo que es importante encontrar un momento en el que haya disponibilidad de lugares. Al decidir un lugar, también tendrá que considerar las fechas para su ubicación en función de factores estacionales como viajes y costos.

“En enero es muy difícil encontrar espacios grandes”, dice Romy y un veterano de la industria de eventos en PRIME, una agencia de eventos de servicio completo en Vancouver. «Enero y febrero tienen muchas conferencias de ventas, y vuelve a suceder en septiembre y octubre». Ella dice que durante estos tiempos es complicado encontrar ubicaciones tradicionales con espacio para exposiciones.

A medida que investiga y comienza a hablar con los representantes de varios lugares, haga tantas preguntas como sea posible para asegurarse de que encaje bien. Busque presupuesto, ajuste temático, ubicación (¿es céntrico, fácil de transportar?), Instalaciones, personal en el lugar. ¿Hay baños convenientemente ubicados en todo el lugar? ¿Cuál es la situación con el control de incendios y la respuesta a emergencias?

Consejo: una vez que encuentre el lugar perfecto, no tema negociar sus tarifas. La mitad de los planificadores de eventos negocian un descuento sobre las tarifas publicadas, y de los que lo hacen, los organizadores suelen negociar WiFi, AV o estacionamiento gratuitos, según EventManager.

5. Desarrollar la marca del evento

Desde el nombre y el tema del evento hasta el diseño del sitio web del evento y la apariencia en el sitio, la marca de su evento marca el tono de su evento. Cuando la gente piensa en tu evento, quieres que brille una personalidad fuerte. Además, una marca de evento sólida proporciona una visión y ayuda a orientar la dirección de su evento.

El 60% de los millennials estadounidenses esperan experiencias consistentes cuando tratan con marcas en línea, en persona o por teléfono.
sdl.com

Al elegir la marca de su evento, tenga en cuenta que la marca de un evento debe reflejar la marca de su organización, pero debe tener una marca propia. Además, piense en cómo se verá su marca en línea y en la vida real. Por último, considere cómo integrará la marca de su evento en los elementos individuales de su evento.

Cuando se piensa en la marca de un evento, normalmente incluye:

Nombre del evento. El primer paso crucial, el nombre de su evento es lo primero que verán los asistentes, por lo que desea que refleje su visión del evento.
Tema. Un nombre por sí solo no puede contar toda la historia. A menudo, los eventos crearán un tema para unir el evento.
Logotipo, colores, tipografía. Debe haber coherencia en todos los puntos de contacto de marketing.
Decoración, correo electrónico, señalización y más en el lugar. Si bien no es necesario que cada punto de contacto tenga una hipermarca. Los elementos individuales deben unirse para respaldar la historia que está contando.

Con estos elementos de marca solidificados, debe usarlos en todas las plataformas, incluido el sitio web de su evento, las redes sociales, los correos electrónicos, las entradas y el registro, y la aplicación de su evento.

¿Quieres más información sobre la marca? Consulte nuestra ·Guía para la marca de eventos.
En esta guía, profundizamos en los elementos de la marca que cada evento debe considerar + ¡cómo desarrollar estos elementos!

6. Planifique su programa

¡Establezca su agenda lo antes posible! ¿Hay un orador principal? ¿Se planificará un día o una noche adicional solo para sus patrocinadores? ¿Habrá una sola «pista» de talleres y charlas, o los asistentes tendrán la opción de elegir entre varias sesiones en un momento determinado? A medida que responda a estas preguntas preliminares, puede comenzar a construir una vista de alto nivel de su programa de eventos.

No se preocupe: no es crucial tener el programa finalizado antes de comenzar a promocionar el evento. Puede realizar cambios en el horario después de que haya comenzado a comercializar su evento y el registro comience a crecer. La tecnología facilita la actualización rápida de la programación en su sitio web y aplicación móvil.

Sus asistentes querrán saber qué esperar, por lo que es mejor si tiene el marco básico confirmado lo antes posible. Además, ¡el calendario también es un punto de venta importante para los patrocinadores!

Otras Consideraciones

Además del programa principal del evento, hay otros aspectos del programa en los que pensar. Si su evento es un evento de día completo o de varios días, también debe pensar en la planificación:

Alimentos y bebidas. ¿Proporcionará almuerzo o bocadillos?
¿Eventos auxiliares como happy hours, oportunidades para establecer contactos o actividades de bienestar?
Entretenimiento. ¿El evento concluirá con una celebración o fiesta?

7. Confirmar patrocinadores, expositores y oradores.

Si está organizando un evento a gran escala, lo más probable es que desee involucrar a otros para compensar los costos y mostrar múltiples voces de la industria. Los oradores, patrocinadores y expositores son formas comunes de agregar valor para sus asistentes y pueden compensar los costos.

Altavoces

Si su evento se basa en sesiones, deberá identificar a los oradores para cada sesión. Aquí hay dos formas de agregar altavoces:

CONVOCATORIA PARA PRESENTACIONES DE SESIONES

Si tiene una comunidad comprometida, organizar una convocatoria abierta para presentaciones de sesiones es una excelente manera de utilizar a sus socios y clientes como oradores. Por lo general, una convocatoria abierta requerirá que las personas envíen un resumen de la sesión que describa el tema de la sesión y la propuesta de valor. Con esto, su equipo revisará los resúmenes enviados, seleccionará oradores y se comunicará con aquellos que han sido seleccionados y los que no lo fueron.

INVITE PERSONALMENTE A LOS ORADORES

Reversely, if you have individuals in mind, you can invite them to speak at your event. In reaching out to a prospective speaker, provide a compelling snapshot of the event and audience, and also convey your enthusiasm for them participating in the event. Keep in mind, invited speakers often expect compensation as well as travel and lodging provided.

MANAGING SPEAKERS

Once your speakers are identified, don’t forget to maintain an open line of communication. Create a speaker agreement that includes necessary information like presentation expectations, content deadlines, available technology onsite, and compensation. Be clear about your expectations upfront, so there are no surprises the day before the event!

Continue communicating beyond sending initial confirmation communication and speaker agreement. Want your speakers’ presentations to align with the event theme? Make sure to provide materials as you develop them. Requiring speakers to submit their final presentations, send a reminder to ensure each speaker gets it to you on time.

Expositores

Otra forma común de atraer patrocinadores es con un paquete de expositor. Con esto, normalmente tendrá espacio en su evento dedicado a sus expositores. Cada acuerdo de patrocinio de expositores viene con una cantidad específica de espacio asignado para que sus expositores ocupen, marquen e interactúen con sus asistentes.

Consejo: si está trabajando con expositores, querrá asegurarse de que los asistentes se conecten con sus expositores. Programe bloques de tiempo dedicados a los expositores para alentar a los asistentes a caminar y participar.

8. Identifique y seleccione sus herramientas tecnológicas.

La tecnología está mejorando el espacio del evento tanto para los organizadores como para los asistentes al evento. Al planificar su próximo evento, querrá identificar sus necesidades tecnológicas y los plazos de implementación. Ciertas tecnologías deberán implementarse mucho antes del evento, mientras que otras pueden posponerse hasta que se acerque el (los) gran (s) día (s).

Registro y venta de entradas

¡Gestionar el registro de asistentes es más sencillo que nunca! Eventbrite y otras plataformas en línea permiten comenzar a vender boletos en minutos. Querrá seleccionar su plataforma con anticipación para poder promover el registro y enviar a su audiencia al sitio web de registro.

Tecnología de productividad

Cubrimos esto anteriormente, pero lo diremos nuevamente para recalcar cuán crítico es para los organizadores de eventos utilizar herramientas de gestión de proyectos para mantenerse organizados. Los eventos son complejos, pero el software de gestión de proyectos ayuda a aliviar parte del estrés. Trello puede ayudarlo a comenzar con el pie derecho con una serie de plantillas de planificación de eventos.

Aplicación movil

El 83% de los organizadores de eventos utilizan una aplicación de eventos.
Eventbrite , 2019

Optimice sus comunicaciones y mejore la experiencia de los asistentes con una aplicación para eventos. Una aplicación móvil permite a los asistentes acceder a los horarios, crear una agenda personalizada, interactuar con otros asistentes y más. Una aplicación móvil es una herramienta valiosa para fomentar un entorno informado y participativo, ya sea de forma virtual o en persona.

Para ver los beneficios de una aplicación de eventos, su aplicación debe ser un componente integrado de una estrategia de eventos. Asegúrese de que todos los asistentes tengan todo lo que necesitan en la palma de sus manos para tener una experiencia estelar en el evento.

Transmisión o grabación en vivo

¿Tiene una gran comunidad diseminada por regiones o países? Las sesiones de transmisión en vivo son una excelente manera de conectarse y ampliar el alcance de su evento. La grabación de sesiones es otra forma de ampliar el alcance de su evento y alentar la conversación a continuar mucho más allá del evento físico.

Herramientas de participación

La tecnología está cambiando la forma en que las audiencias esperan participar y los eventos siempre están evolucionando para cumplir con esas expectativas. Si está buscando llevar su compromiso un paso más allá, piense en incorporar tecnologías en el sitio, como un muro de redes sociales o bolsas de botín digitales , y herramientas de gamificación de eventos que alienten a los asistentes a involucrarse en el evento.

9. Cree un plan de marketing y promoción

¿Cómo vas a atraer público para que asista a tu evento bien planificado?

Cada evento exitoso tiene un plan de marketing y promoción para correr la voz y generar entusiasmo. ¿Pero por dónde empiezas? Hay muchas formas diferentes de promocionar su evento, desde redes sociales y blogs hasta publicidad en línea e incluso vallas publicitarias, pero cualquiera que sea su elección, cada táctica debe ser un elemento estratégico de su plan de marketing.

Componentes de un plan de marketing de eventos:

Metas y objetivos

Al crear un plan de marketing, es imprescindible establecer metas y objetivos específicos de marketing. De manera similar a los objetivos generales de su evento, establecer objetivos de marketing específicos es una forma de garantizar que todos los esfuerzos se realicen hacia resultados medibles.

Los objetivos de marketing comunes incluyen:

Aumentar el registro en línea en un 15% con respecto al año pasado
Genere x cantidad de tráfico al sitio web del evento
Genere x cantidad de descargas de aplicaciones de eventos
Incrementar la participación en las redes sociales en un 20% con respecto al año pasado

Táctica

Tus tácticas son las que usarás para lograr tus objetivos. Esto incluye todo lo que utilizará para sus esfuerzos de marketing, como anuncios en línea, marketing de video, redes sociales, marketing por correo electrónico, relaciones públicas, etc.

Al decidir qué tácticas utilizar, debe comprender a su público objetivo. ¿Tu evento está dirigido a jóvenes profesionales? Los anuncios de Instagram pueden ser una táctica que elija. ¿Está orientando su evento exclusivamente hacia una audiencia local? Los anuncios con orientación geográfica son algo en lo que pensar.

Línea de tiempo y cadencia

A medida que identifica las tácticas, debe comenzar a construir una línea de tiempo de marketing que proporcione una vista de sus actividades de marketing.

Por ejemplo, si decide utilizar el marketing por correo electrónico, debe trazar cada correo electrónico que planea enviar:

CRONOLOGÍA DE MARKETING POR CORREO ELECTRÓNICO

Fecha	Tema de correo electrónico
4.13	Reserva
5.27	Precios por reserva anticipada abiertos
6.15	Anuncio del orador principal
6.26	Emocionante anuncio del tema de la sesión
7.1	Última oportunidad para precios por reserva anticipada
8.1	Cierre de inscripciones

Para conocer en profundidad cómo crear un plan de marketing sólido para su próximo evento, consulte nuestra «Guía de marketing de eventos.»

10. Determina tu medida

¿Cómo medirá el éxito de su evento? Debe comenzar a pensar en las formas en que evaluará su evento mucho antes de que se lleve a cabo. Un buen lugar para comenzar es con las metas y los objetivos que identificó en el paso uno.

Datos y analítica

¿Cuántas entradas vendió y a través de qué fuentes? ¿Cuál fue el costo por asistente? ¿Y cuántos clientes potenciales calificados obtuvo? ¿Cuántos pedidos anticipados vendiste? Una vez que finaliza el evento, estas son algunas de las métricas que puede medir.

Además de cuantificar el éxito de su evento, también debe analizar cualitativamente el evento. Para comprender el sentimiento y la satisfacción de los asistentes, puede consultar:

Encuestas de eventos

Además de los números, otra forma de medir el éxito en los comentarios de sus asistentes. Con las encuestas, puede comprender la percepción que tienen los asistentes del evento, lo que puede ayudarlo a identificar los puntos fuertes y débiles del evento. Porque seamos realistas, incluso si el evento se agotó, ¿realmente puede llamarlo un éxito si los asistentes no lo encontraron valioso?

Buzz social y online

¿Son tus seguidores más activos de lo habitual en el canal de tu empresa? ¿Los inscritos publican sobre el evento en sus canales? Además, lea las publicaciones para saber qué dicen realmente los asistentes. ¿Están las publicaciones llenas de elogios? ¿Hubo más que unas pocas quejas comunes? Debe monitorear antes, durante y después de su evento para captar tendencias y conocimientos.

Un plan de eventos integral

Juntos, cada uno de estos elementos se unen para el plan maestro de su evento. Trabaje con cada uno de estos para crear un plan sólido y viable para su evento. Al planificar un evento, debe comenzar su planificación lo antes posible. Con muchas piezas móviles, tener una ventaja inicial significa un acabado suave.

Con un plan sólido en su lugar y las ruedas en movimiento, el siguiente paso es eliminar su plan de marketing y ponerlo en práctica. Continúe con la siguiente guía, Guía para planificar un evento: marketing y promoción, para obtener consejos prácticos sobre cómo crear un plan de marketing de eventos 360 que aumente el registro y la participación.