El gran día llegó y se fue. Le pagó a sus proveedores, envió notas de agradecimiento a sus asistentes y oradores. Puede ser tentador revisar la lista de verificación posterior al evento y pasar al siguiente evento. 

Sin embargo, su lista de verificación no está completa sin una evaluación posterior al evento. Una vez finalizado el evento, ya sea un éxito rotundo o un poco decepcionante, es importante dedicar tiempo a realizar un análisis adecuado.

Entonces, ¿cómo aborda una evaluación posterior al evento? Esta guía cubrirá todo el proceso, desde el establecimiento de objetivos previos a su evento, la recopilación de comentarios y datos hasta, en última instancia, compartir su análisis con las partes interesadas.

1. ¿Por qué es importante la evaluación posterior al evento?

La evaluación de eventos es un componente crítico de la organización de un evento. A través de la evaluación, tiene la capacidad de comprender completamente el impacto que tiene su evento y, sin él, se queda adivinando a sí mismo en un agujero. Hasta ese momento, se ha demostrado que las principales empresas impulsadas por la retroalimentación en sus industrias superan en dos veces a su competencia.

Para lograr buenos resultados, tenga en cuenta sus objetivos durante todo el proceso. Las evaluaciones brindan ejemplos concretos de éxito para inspirar a otros y mejorar el desempeño de su proyecto interno.

¿Por qué es tan importante la evaluación posterior al evento?

Se ha demostrado que las empresas impulsadas por la retroalimentación en sus industrias superan a la competencia más cercana en más de 2 veces.

Además, la evaluación es importante para mejorar continuamente. Garantiza que las tácticas que está utilizando sean efectivas y reflejen los objetivos de la empresa u organización más grande. Si, a través de su evaluación, comprende que las tácticas no funcionan, la evaluación también ayuda a proporcionar una justificación para un giro.

El 91% mide el éxito de sus eventos en función de la satisfacción de los asistentes. El 61% mide de acuerdo con los objetivos específicos de su evento y el 60% determina los resultados basándose en mantenerse dentro del presupuesto. (EventMB, 2018).

Ilustrando el papel de los eventos en su empresa u organización

Si bien los eventos son, sin duda, un componente importante del 67% que mide el ROI en la satisfacción de los asistentes, el 52% determina los resultados en función del presupuesto y el 51% mide el ROI en función del número de registros.

Esto es especialmente importante si su evento genera ingresos o recauda fondos.  

Justificación para futuros cambios y crecimiento.

Además, una investigación reciente del Blog de Event Manager muestra que en los últimos años, mientras las expectativas aumentan, los presupuestos de eventos se mantienen bastante estancados. Cuando busque fondos adicionales para eventos, los hechos y cifras de eventos anteriores se prestan para justificar los aumentos. 

Mejorar la experiencia de los asistentes para futuros eventos.

La recopilación de comentarios cualitativos de los asistentes ayuda a orientar los eventos futuros. Por ejemplo, si varios asistentes comparten que disfrutaron de una sesión específica, es posible que desee volver a invitar a ese orador el próximo año. O, si a sus asistentes les resultó difícil navegar por el lugar, puede considerar cómo puede mejorar su experiencia. 

Ahora que hemos cubierto por qué es importante realizar un análisis posterior al evento, veamos las mejores prácticas para extraer los datos correctos de sus eventos y convertirlos en información valiosa. 

2. Establezca sus metas y métricas de éxito

Al organizar el lugar de su evento, los oradores y el marketing; también debe planificar cómo piensa medir y evaluar su evento. Estos objetivos deben alinearse con los objetivos organizativos más amplios y reflejar la importancia de su evento. 

Establecer objetivos SMART

La metodología de establecimiento de metas SMART es una excelente manera de asegurarse de que está creando objetivos sólidos para su evento. Vincular sus metas con las metas de la organización es un aspecto de una meta INTELIGENTE, también es importante crear objetivos fuertes y medibles. Echemos un vistazo a cómo crear metas INTELIGENTES; para crear metas sólidas, deben ser:

eS pecíficos

M edible

A lcanzable

R elevante

T iempo

S – Específico. Qué resultado, para cuándo. Por ejemplo, inscribir 25 nuevos donantes mensuales para 2019 antes del 15 de febrero. 

M : medible. Cuánto: las cifras concretas que podemos medir, como reunir a 100 donantes potenciales para cenas pequeñas e inscribir a 25 de ellos como donantes.

A – Alcanzable. No solo se puede lograr el objetivo, sino que también es relativamente probable que lo logremos. Este no es un incentivo exagerado en Kickstarter, después de todo. Este es un objetivo que confiamos en decirle a nuestro jefe que podemos lograr.

R – Relevante. Pregúntese, ¿esto se relaciona con la misión y los objetivos generales de nuestra empresa? 

T – De duración determinada. Es importante poder crear una línea de tiempo que defina el comienzo y el final del período en el que estamos midiendo. Hay un punto de inicio y finalización, y podemos medir el cambio entre los dos.

Los objetivos inteligentes que se relacionan con las metas de su organización permanecerán con usted durante todo el proceso de planificación de eventos. Una vez que tenga la aceptación de arriba hacia abajo, estas metas y objetivos del evento guiarán todo su proceso desde la selección del lugar hasta las preguntas de la encuesta posterior al evento.

Con un conjunto de objetivos INTELIGENTES implementados, ingresará a su evento con una visión clara de cómo se ve el éxito. 

3. Cree oportunidades para recibir comentarios

Con los objetivos establecidos, tiene una base para crear preguntas para evaluar su evento. Es importante tener en cuenta sus objetivos al planificar sus oportunidades de retroalimentación. Este paso crítico de la planificación a menudo se pasa por alto, lo que deja a los organizadores luchando para armar una encuesta u olvidándose de recopilar comentarios por completo. 

La encuesta a los participantes es una forma común y eficaz de recopilar comentarios de los asistentes, patrocinadores y proveedores. 

Ejemplo de preguntas de la encuesta 

Preguntas cualitativas de la encuesta de satisfacción de los asistentes

A continuación, se muestran ejemplos de preguntas de la encuesta para que pueda comenzar:

  1. Comparta sus pensamientos sobre el evento en su conjunto.
  2. ¿Cuál fue su sesión de oratoria / intérprete / taller favorito?
  3. ¿Por qué eligió asistir a nuestro evento y qué espera obtener de la experiencia?
  4. ¿El evento de este año cumplió con sus expectativas? ¿Por qué o por qué no?
  5. ¿Qué fue lo más destacado de esta conferencia? (¿Qué es lo que más te gustó?)
  6. ¿Tiene alguna sugerencia para el evento del próximo año?
  7. ¿Hubo algunas partes de la conferencia que le parecieron especialmente útiles?
  8. ¿Cuál fue tu parte menos favorita de este evento?
  9. ¿Es probable que participe en uno de nuestros eventos en el futuro?
  10. Si desea proporcionar una cotización para uso promocional, inclúyala aquí con su título y ocupación. (Nombre / empresa opcional).
Preguntas cualitativas de la encuesta de satisfacción de proveedores y patrocinadores
  1. Comparta sus pensamientos sobre el evento en su conjunto.
  2. ¿El evento de este año cumplió con sus expectativas? ¿Por qué o por qué no?
  3. ¿Te unirás a nosotros el próximo año?

Cuantificando sus encuestas

Preguntas de escala móvil. Además de las preguntas abiertas, es beneficioso proporcionar a los asistentes preguntas de escala Likert. Estos le ayudan a convertir preguntas cualitativas en conjuntos de datos. Por ejemplo; ¿Qué tan probable es que recomiende este evento a un colega? Con una escala que va de «muy probable» a «nada probable», le permite llegar a un consenso sobre lo que, de otro modo, sería difícil de poner en cifras.

Aquí hay algunos ejemplos para comenzar:

  1. ¿Cómo calificaría el conocimiento de cada hablante? (Puede poner esto en una tabla o matriz para que los invitados califiquen individualmente el conocimiento de cada orador).
  2. ¿Qué tan probable es que recomiende esta conferencia a un amigo o compañero de trabajo?
  3. ¿Qué tan probable es que asista a esta conferencia nuevamente el próximo año?
  4. ¿Cómo calificaría el valor de esta conferencia?
  5. ¿Qué tan beneficiosa fue la información presentada en este evento?
  6. ¿Cuánto impactará positivamente este evento en la ejecución de su trabajo?
  7. ¿Qué tan satisfecho estuvo con la agenda del evento?

4. Gestione el evento teniendo en cuenta los objetivos.

Planificación 

Al planificar los detalles de su evento, tenga en cuenta sus metas y objetivos generales. Considere sus objetivos específicos y las medidas de éxito en todo lo que hace: ¿esta actividad empuja la aguja hacia adelante? Si no es así, ¿por qué lo estamos haciendo?

Ejecución  

Si bien indudablemente tiene un montón de piezas en movimiento en el gran día, debe tener en cuenta sus objetivos generales al administrar su evento. ¿Están sus equipos ejecutando de acuerdo con el plan? ¿Los asistentes utilizan la aplicación y participan?

Puede ser un desafío revisar cualquier cosa en el último minuto, hay pequeñas cosas que puede hacer para acercarse un poco más a sus objetivos.

5. Recopilar comentarios posteriores al evento

¿Cómo planea distribuir y recopilar encuestas de sus participantes?

Duración de la encuesta 

El mejor momento para recopilar comentarios es cuando están frescos en la mente de los asistentes. Para hacer esto sugerimos:

  • Asigne tiempo, durante el evento, para que los asistentes brinden comentarios sobre la experiencia general del evento.
  • Si está recopilando comentarios sobre sesiones individuales, asegúrese de proporcionar suficiente tiempo entre sesiones para que los asistentes brinden comentarios y luego lleguen a su próxima reunión.

Plataformas de encuestas 

¿Cómo van a proporcionar comentarios los asistentes sobre su evento? La tecnología ha reemplazado el método más antiguo de lápiz y papel para brindar a los asistentes al evento un medio conveniente para compartir sus pensamientos.

DIRECTAMENTE EN SU APLICACIÓN MÓVIL

Implemente una plataforma de encuestas con aplicación móvil. Esto les da a los asistentes la conveniencia de dar su opinión sin tener que salir de la aplicación. Recopile comentarios en tiempo real durante el evento y revise los datos y las respuestas de su encuesta en tiempo real o después del evento.

ENCUESTA ONLINE

Si no está utilizando una aplicación de eventos (¡aunque definitivamente debería considerarla!), Una encuesta en línea, como SurveyMonkey, es una buena opción para llegar a sus asistentes en línea. Cree una encuesta y envíe un correo electrónico para recopilar respuestas.

¿Incentivar o no incentivar?

Muchas encuestas están incentivadas, lo que significa que las personas que las realizan obtienen algo o la oportunidad de ganar algo.

Algunas personas están dispuestas a dar su opinión, pero tienen dificultades debido a la larga lista de tareas pendientes. La oportunidad de ganar una tarjeta de regalo podría empujarlos al límite por darte cinco minutos de su tiempo.

Lo único negativo a tener en cuenta es que algunas personas se preocuparán más por la tarjeta de regalo y luego compartirán comentarios bien pensados. Sin embargo, en su mayor parte, incluso con un incentivo, los encuestados brindan comentarios valiosos.

6. Evaluar los resultados del evento

Con los comentarios y los datos de la encuesta del evento en la mano, ¡es hora de evaluar el evento! Dependiendo del alcance de su evento, es posible que pueda manejar la evaluación usted mismo, o puede que sea necesario un equipo de personas para convertir los datos sin procesar y los comentarios en conocimientos.

Números de registro. ¿Cumplió con sus objetivos de registro básicos? O superaste tu objetivo en un 10%. 

Ingresos. ¿Cuánto aportó de los patrocinadores, de la recaudación de fondos, etc. Cualquiera que sea su fuente de financiación, es importante comprender las finanzas?  

Presupuesto. Del mismo modo, ¿superó su presupuesto? ¿Estabas bien en el objetivo, o tal vez incluso por debajo?

Medios de comunicación social.  ¿Mide su presencia en las redes sociales antes, durante y después de los eventos? De lo contrario, se está perdiendo información valiosa sobre el alcance de su marca. 

¿Cuándo debería recopilar comentarios?

Del mismo modo que planifica su evento con los objetivos en mente, es importante reservar tiempo para que los asistentes brinden comentarios. 

Así como dividió su medición en medición cualitativa y cuantitativa, su análisis será diferente según el tipo de resultados que esté revisando. 

Cuantitativo

  • ¿Cuánto gastó en el evento frente a cuántos ingresos generó el evento?
  • ¿Llegó a sus números de registro? Si no, ¿qué tan lejos estabas?
  • Los seguidores de las redes sociales crecieron un 10% debido a la promoción del evento 

Cualitativo

  • La mayoría de los asistentes calificó el evento como «Es muy probable que asista a otro evento».
  • El 90% de los asistentes eligió «Es probable que lo recomiende a un colega».

A medida que revisa las encuestas, es posible que también desee extraer y guardar citas memorables de sus encuestados.

7. Comunicar sus resultados

Sus partes interesadas quieren comprender el valor de su evento; aquí es donde entra en juego un informe posterior al evento. Su informe posterior al evento debe ser un documento sucinto que ilustre el valor de su evento. Aquí están las 8 secciones para dar una imagen completa de su evento:

Informe posterior al evento:

  1. Resumen ejecutivo
    1. Sus ejecutivos quieren respuestas de inmediato. ¿El evento fue exitoso o no? Debe indicarse un resumen de todos los resultados desde las impresiones de marca hasta el desempeño del personal. También se deben incluir recomendaciones para eventos futuros.
  2. Metas y objetivos
    1. Aquí es donde debe enumerar los objetivos específicos y medibles que estableció por primera vez antes del evento.
  3. Informe de retorno de inversión
    1. En este informe, incluya datos de: clientes potenciales de anuncios, reuniones, compras, demostraciones y muestras.
  4. Informe de devolución de objetivos
    1. En este informe, incluya el número de eventos de prensa, cobertura de los medios y menciones. Además, agregue los costos calculados para publicidad para construir su producto y la imagen de su empresa.
  5. Efectividad del evento
    1. En esta sección, puede evaluar el evento en sí e incluir comentarios sobre la ubicación, las exhibiciones de productos, el flujo de tráfico, etc. No olvide incluir fotos del evento de alta calidad.
  6. Presupuesto
    1. Compare su presupuesto estimado con la inversión final. Incluya los cargos que afectaron el presupuesto e indique si se cumplió con el presupuesto o si superó el costo planificado.
  7. Áreas para mejorar
    1. ¿Qué harías diferente en el próximo evento? Aquí, describa claramente las oportunidades de mejora.
  8. Conclusión
    1. Finalice el informe de evaluación posterior al evento indicando cómo ve el último evento en comparación con los mismos eventos pasados. ¿Fue mejor o peor? Además, no dude en mencionar cualquier problema que haya tenido. Incluya sus recomendaciones para mejorar sus eventos en el futuro.