Guía paso a paso para crear un presupuesto de eventos

¡Crear un presupuesto para un evento puede ser abrumador! Con una larga lista de gastos, puede ser tentador saltarse la planificación y comenzar a firmar contratos con sus proveedores. Aunque esto puede parecer la ruta fácil, sin un presupuesto claro, se está preparando para arruinarlo.

En esta guía, le mostraremos cómo abordar su presupuesto en fases puede aliviar parte de la presión inicial y ayudarlo a construir un presupuesto sólido en etapas. Echemos un vistazo a las 4 etapas: ¡simplificando el presupuesto desde el principio hasta después del evento!

Etapa 1: Identifique su estrategia de eventos

Antes de comenzar a crear el presupuesto de su evento, es importante que primero dedique tiempo a sentar las bases de su evento. Para hacer esto, debe seguir estos pasos:

Determine su evento y un presupuesto general

Comience con lo básico, debe identificar claramente el tipo de evento que está planeando y el presupuesto general para el evento. Siempre es mejor comenzar a diseñar un evento en torno a los recursos disponibles y no al revés.

¿Está organizando un cóctel con $ 10,000 para gastar? ¿Una conferencia de usuarios con un presupuesto de 200.000 dólares? ¿Una reunión de equipo con un presupuesto de $ 2,000? Cualquiera que sea el evento, el primer paso es identificar lo que tiene disponible para gastar.

Este presupuesto general puede provenir de un gerente, un departamento de finanzas o de su propio presupuesto que usted administra. Si bien los procesos para identificar un presupuesto varían, la importancia de este paso es cierta.

Evaluar eventos pasados

Sus eventos pasados ​​pueden proporcionarle una gran cantidad de datos e información sobre cómo crear un presupuesto para su próximo evento. Evalúe sus eventos pasados ​​para comprender las áreas en las que gastó más o menos. ¿Se sobrepasaron los costos de impresión? Es posible que desee ajustar su presupuesto o considerar nuevos proveedores.

Por ejemplo, si después de evaluar su evento anterior, se dio cuenta de que gastó demasiado en alimentos, puede ingresar a su plan de alto nivel con una mejor comprensión de cómo necesitará ajustar su presupuesto.

Investigación para comprender la industria

Lo más probable es que si pasó por una determinada línea de pedido, como el lugar o la dotación de personal, sienta los mismos costos que los demás. Investigue un poco para encontrar tendencias comunes, por ejemplo, si gastó en exceso en sus costos AV esperados, investigue la tasa actual dentro de la industria. Es posible que se aleje con ideas como, la tasa actual de la industria es más baja de lo que pagué o que no he presupuestado y necesito aumentar mi presupuesto audiovisual.

Es imposible ser un experto y conocer los costos de cada proveedor, pero si investiga desde el principio, podrá planificar con una idea más clara de los costos estándar de la industria.

Crea un plan de alto nivel

Su plan de eventos de alto nivel debe describir los objetivos de su evento y la logística básica. Además, una vez que comience a trazar su logística, puede comenzar a incluir estimaciones presupuestarias aproximadas. Puede comenzar enumerando los artículos que son imprescindibles, como un lugar o un catering.

Lo ayudaremos a comenzar con las categorías típicas de gastos de alto nivel:

• Lugar de eventos
• Altavoces
• Dotación de personal
• Señalización y branding
• Alimentos y bebidas
• Experiencia de los asistentes
• Márketing
• Tecnología de eventos
• Transporte
• Muebles y equipo

A medida que identifica sus elementos imprescindibles de alto nivel, comience a estimar los gastos de cada uno. Mientras construye su programa de eventos con estos elementos y estimaciones de alto nivel, tendrá una mejor proyección de los gastos totales.

Obtenga la aceptación de las partes interesadas

Ahora es el momento de compartir el presupuesto proyectado con sus partes interesadas. Esto es importante para asegurarse de que estén al tanto del presupuesto, estén de acuerdo y lo aprueben, y se hagan responsables. Cuanto antes pueda comunicar su plan de alto nivel, mejor, para que no haya confusiones ni sorpresas en el futuro.

Etapa 2: Estime sus costos

Con su plan de alto nivel y su presupuesto en su lugar, puede comenzar a trazar sus líneas de pedido individuales. Comience su lista con los elementos que sabe que necesitará: lugar, alimentos y bebidas y marketing, por ejemplo.

Mapee artículos de línea individuales y bloquee proveedores

Una vez que tenga sus elementos de alto nivel, es hora de pasar a los elementos esenciales. Por mucho que desee agrupar las categorías de gastos, cuanto más detallado sea, más organizado y preciso será su presupuesto.

Profundizar en las líneas de pedido

Aquí, querrá echar un vistazo a todos sus gastos de alto nivel y desglosarlos más, por ejemplo, comenzar con una categoría de alto nivel y enumerar las líneas de pedido:

Márketing

• Medios de comunicación social
• Anuncios online
• Correo de propaganda
• Fotografía
• Agencia de diseño
• Materiales del evento

Aquí hay otro ejemplo:

Lugar de eventos

• Alquiler de local
• Renta de equipo
• Wifi
• Personal específico del lugar
• Seguridad

Refuerce sus costos proyectados

A medida que elabora su lista detallada de artículos de línea, continúe comunicándose con los proveedores para obtener cotizaciones. Adoptar este enfoque le permite trabajar con su lista de proveedores durante un período de tiempo más largo, en lugar de hacer todo el alcance de su proveedor a la vez, justo antes de que venza su presupuesto final.

Los costos proyectados de sus artículos de línea deben reflejarse en las propuestas y cotizaciones de los proveedores. En este punto, debe identificar los proveedores adecuados para cada área de su presupuesto y celebrar acuerdos y contratos formales para el evento.

Consejo: Si es nuevo en los eventos, tómese el tiempo para entablar relaciones con sus proveedores. Estas relaciones pueden ayudarlo a asegurarse de que está trabajando con los proveedores adecuados para sus eventos. Por eso es aconsejable investigar desde el principio, para que pueda encontrar personas y empresas que se ajusten a sus necesidades y objetivos.

¿Quiere un poco de ayuda para crear un presupuesto? Descargue nuestra Plantilla de presupuesto de eventos para comenzar.

Lista completa de artículos de línea

Al final de esta etapa, debería haber elaborado una lista completa de sus artículos de línea esperados.

Etapa 3: finalice su presupuesto

A medida que toma decisiones importantes, como elegir proveedores, ubicación y proveedores de servicios, está armando un presupuesto final. En este punto, ha firmado muchos de sus contratos y está comenzando a pagar a sus proveedores. El siguiente paso es actualizar su presupuesto y asegurarse de permanecer en verde.

¡Es hora de una columna de costes reales!

Agregue una columna a su hoja de cálculo con la etiqueta «Inversión real». A medida que finaliza y firma los contratos con sus proveedores, comience a realizar un seguimiento de su gasto real frente a su gasto proyectado.

Incluso si su gasto real no coincide perfectamente con su gasto proyectado, es útil ver estos números uno al lado del otro. A medida que comience a completar sus costos reales, tendrá una visibilidad completa de cómo sus líneas de pedido se suman a su presupuesto total.

Recuerde, los eventos pueden ser impredecibles

Una vez que haya consolidado su presupuesto, agregue una línea más: un fondo de contingencia. Dependiendo del tamaño o la complejidad de un evento, es posible que desee darse hasta el 20% del presupuesto del evento aquí.

A pesar de una planificación meticulosa, siempre existe la posibilidad de cambios en su presupuesto. Un fondo de contingencia asegura que esté preparado para manejar cualquier cambio o gasto adicional que pueda hacer que exceda los planes proyectados. Esto evitará que se exceda el presupuesto en todo momento.

También es importante que sus partes interesadas aprueben su fondo de contingencia. Incluso si se trata de un fondo de emergencia, si necesita echar mano de él, quiere que el equipo esté al tanto y preparado. Dése un margen de maniobra con un fondo de contingencia para reducir parte del estrés que conlleva lidiar con múltiples piezas móviles.

Etapa 4: Liquidación y evaluación posterior al evento

Si ha realizado un seguimiento diligente de sus gastos, esta pieza debería ser muy sencilla. Una vez que su evento haya concluido, querrá revisar su presupuesto y contratos para asegurarse de que está satisfecho con todas las obligaciones financieras.

También debe asegurarse de que todos los costos se reflejen en su presupuesto. Una vez que tenga una vista completa, puede convertir esos números en información valiosa.

Evalúe su presupuesto y gasto

Una vez finalizados todos sus costos y realizados los pagos, revise su presupuesto para obtener los números finales.

Identifique su gasto total

¿Cuál fue el daño total? Ya sea que esté utilizando el software de elaboración de presupuestos y eso sumará el total de sus artículos de línea por usted o si está ingresando con una hoja de cálculo, reúna su monto final y total gastado.

Deberá compartir ese número con sus partes interesadas y será útil para medir los resultados de su evento.

Extraiga información valiosa de su presupuesto

Identificar ahorros

Si tuvo ahorros importantes, resalte esos ahorros en su presupuesto real frente al presupuesto proyectado. Llamar a sus ahorros lo ayudará a ajustar sus presupuestos futuros. Decir esto también servirá para demostrar el valor que aportó al puesto, ¡vaya!

Identificar excedentes

Por el contrario, si hubo áreas en las que se excedió de su presupuesto, tome nota. Es posible que desee investigar el motivo. Podría deberse a que no presupuestó lo suficiente para un artículo de línea determinado, incurrió en gastos adicionales con el proveedor o tal vez el exceso estuvo dentro de sus expectativas acolchadas.

La identificación de estas cifras le proporcionará información para usted y sus partes interesadas. Además, analizar su presupuesto inmediatamente después de su evento le facilitará la planificación y la realización de ajustes para eventos futuros.

Conclusión

Debido a que la planificación de un evento puede ser abrumadora, es importante adelantarse a su presupuesto con anticipación. Trabajar en etapas, como las que se describen en esta guía, ayuda a que la creación y el control de su presupuesto sean más manejables.

Esperamos que estos consejos sean útiles para comenzar a crear un presupuesto integral para eventos. Recuerde, es clave realizar un seguimiento de todos los gastos de cada uno de sus eventos para ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto.