¿Quiere organizar una reunión virtual más eficaz? Estás en el lugar indicado. Ya sea que esto no sea nada nuevo para usted, o que usted (como millones de personas) se haya visto obligado a adoptar un estilo de vida de trabajo remoto como resultado de COVID-19, es importante que tome las medidas necesarias para maximizar el éxito. Eso significa aprender el software de reuniones virtuales disponible para usted, adherirse a la “etiqueta” de video para evitar distracciones y pérdidas de tiempo, y comenzar a marcar las diferentes casillas que lo prepararán para el éxito.

Así que saltemos a eso. Estás ocupado, yo estoy ocupado, mantendremos esto al grano y empaquetado solo con la información que necesitas.

Reunión virtual: definición

¿Qué es una reunión virtual? En pocas palabras, una reunión virtual es cuando las personas se reúnen y usan video, audio, texto y/o software especializado para reuniones virtuales para reunirse en línea. Si bien pueden surgir barreras para reunirse en persona, como la distancia física, el costo, el tiempo de viaje y una pandemia (!). Las reuniones virtuales brindan una forma efectiva y de bajo costo para que las personas se mantengan conectadas.

Ahora veamos algunas formas específicas en las que puede maximizar el éxito al realizar una reunión virtual.

Consejos para organizar una reunión virtual mejor

Podría hablar interminablemente sobre los diferentes software y tecnología de reuniones virtuales a su disposición, pero lo guardaremos para una publicación posterior. Por hoy, pensemos ampliamente en los pros y los contras de usar un estilo de presentación de audio/video/visual para configurar las cosas para hacer negocios. Ya sea que esté llevando a cabo una reunión virtual de accionistas, una reunión de equipo virtual o una presentación para las personas interesadas en su producto, siempre seguiremos una estructura y pautas similares.

Aproveche el video, tanto para el líder de la reunión como para los participantes.

Por un lado, agregar un componente de video a sus reuniones ayudará a sus empleados a sentirse más conectados cuando trabajen de forma remota.

Siempre nos animamos mutuamente a mantener las cámaras web encendidas para las reuniones, siempre que sea posible, porque hace que las personas se sientan mucho más interconectadas. Durante estos momentos en los que las personas no trabajan juntas en la misma oficina, esto es especialmente importante. Con suerte, esto también desalienta a las personas a tomar su teléfono y distraerse en Instagram. Las reuniones son (deberían ser) períodos de tiempo importantes en los que las personas se reúnen, por lo que garantizar la participación de todos es una prioridad.

En segundo lugar, el uso de una herramienta de video (como Google Hangouts) desbloquea la capacidad de compartir imágenes entre sí.

Ya sea que se trate de una plataforma de diapositivas o compartir su pantalla para recorrer las hojas de cálculo, esto es esencial. Las conferencias telefónicas siempre tendrán su lugar en los negocios, pero agregar esa siguiente dimensión de video le permite caminar a través de material más concreto. También descubrimos que la calidad del audio tiende a ser mejor durante una reunión a través de un chat de video como Google Hangouts en comparación con una llamada de conferencia, pero los resultados pueden variar.

Y tercero, no descarte el valor de la comunicación física.

Muchos de ustedes recordarán haber aprendido sobre un estudio en la universidad publicado en el libro de Albert Mehrabian, «Mensajes silenciosos». En él, los miembros de la audiencia escucharon un discurso y evaluaron la credibilidad del presentador en función de varios factores, intentando imitar los comportamientos de percepción del mundo real.

Aquí hay un doozie:

el estudio encontró que estos miembros atribuían el 55% de la credibilidad del presentador a su lenguaje corporal ,

otro 38% al tono de su voz, dejando solo el 7% a las palabras reales del presentador. Si bien hay mucho espacio para el debate sobre cuán literalmente podemos discernir estos hallazgos, queda un hecho evidente: el lenguaje corporal y las expresiones faciales son esenciales para hacer entender su punto. Esto se aplica tanto a la persona que habla como a los que escuchan. Si las cámaras web están apagadas, te lo pierdes por completo. Un momento de silencio durante la llamada puede percibirse fácilmente de forma incorrecta. ¿Quién necesita eso? 

E incluso ese punto a un lado, ¡a nadie le gusta hablar con una pantalla negra en blanco!

Mantenga el audio en silencio hasta que esté listo para hablar.

La importancia de adherirse a este consejo generalmente depende del número de participantes (cuanto mayor sea el número de personas en la reunión, más importante es que la gente permanezca en silencio), pero el punto permanece. Con tanta gente trabajando desde casa al mismo tiempo, es probable que haya ruidos de fondo. Mascotas ladrando, niños corriendo sin saber la importancia de lo que estás haciendo, camiones de basura… la lista continúa. Estos ruidos se acumulan y restan valor a la experiencia general de la reunión. Y si tomamos el ejemplo de llevar a cabo una reunión virtual de accionistas o una entrevista con una publicación de noticias, donde la profesionalidad es de suma importancia, el audio de calidad no podría ser más importante. Esa es la etiqueta básica de las reuniones virtuales, si me preguntas.

Así como las reuniones grandes y en persona se llevan a cabo mejor en una sala insonorizada en lugar de en una cafetería concurrida, debemos apuntar a replicar un ambiente insonorizado. Por muy bueno que sea el micrófono de esos Airpods, no es perfecto.

Proporcione una opción de acceso telefónico.

Si bien es posible que tenga una buena conexión a Internet, ese no siempre es el caso para todos los participantes de la reunión en su llamada de conferencia. Los estudiantes que viven juntos y asisten a clases en línea, los niños que ven Netflix en la habitación contigua y las torres hinchadas contribuyen a esto. Ofrecer la posibilidad de que la gente llame con su teléfono es una buena protección.

Haz una prueba de cualquier pieza de tecnología que estés usando.

No hace falta decir que hay mucha tecnología nueva por ahí. Ya sea un software de videoconferencia como Zoom o Google Hangouts, una aplicación de mensajería como Slack o una aplicación de reunión virtual, es posible que los participantes deban instalar y configurar brevemente un nuevo software. Si no se dan cuenta de esto hasta que están listos para saltar a su reunión, la reunión ya ha tenido un comienzo retrasado (e incómodo).

Establezca una agenda de reunión virtual de antemano, para asegurarse de que todos estén en sintonía.

Si las personas han tenido la oportunidad de revisar y reflexionar sobre la agenda de antemano, es más tiempo que están prestando atención durante la reunión en sí. No solo eso, sino que si se asegura de que todos tengan acceso personal para abrirlo en cualquier momento durante la reunión, les dará una mejor sensación de control y conocimiento de la reunión.

Su agenda podría ser tan simple como algunas viñetas, o puede optar por ampliarlas con aclaraciones adicionales o datos que respalden los puntos. Eso depende de usted. Lo que realmente importa es que incluyas algo . Cuando se anima (o se espera) a los participantes de la reunión a que repasen la agenda de la reunión de antemano, eso no solo garantiza que las personas se sientan cómodas con el material, sino que también maximiza cada minuto que tiene en la reunión en sí. También han tenido la oportunidad de formular sus propias opiniones sobre temas o prepararse para discutirlos.

No subestime el valor de tomar notas en las reuniones.

En general, nos gusta asignar tareas de toma de notas a una persona específica en cada reunión, para asegurarnos de que se tengan en cuenta la mayor parte de los puntos de alto nivel, pero también recalcar que las personas no deben dudar en tomar notas por su cuenta. A todos nos encanta pensar que nuestros recuerdos son fantásticos y no olvidaremos nada, pero ¿con qué frecuencia esa actitud te falla solo 30 minutos después de que termina la reunión? Todos estamos ocupados y las reuniones pueden estar llenas de información. Ayude a mitigar el riesgo de que nuestra memoria nos falle con solo tener esto en cuenta.

Mantenga sus presentaciones simples y accesibles sin conexión durante Y después del hecho.

Y nuevamente (como nuestro punto sobre la creación de una agenda de reunión virtual), asegúrese de que las plataformas de diapositivas estén disponibles localmente para cada participante. Las reuniones a veces se ejecutan rápidamente y si alguien quiere mirar rápidamente hacia atrás en una diapositiva anterior, debería poder hacerlo sin detener la reunión para todos los demás.

Si está utilizando una aplicación de reunión virtual para complementar su reunión, este es un excelente lugar para cargar sus diapositivas y materiales de presentación. Los participantes pueden seguir a su propio ritmo.

No tenga vergüenza de usar rompehielos para una reunión virtual.

Hay varias variables que entran en juego aquí. El nivel de formalidad, la duración de la reunión, la comodidad con otros participantes, el estrés y cualquier número de factores externos pueden alentar o desalentar el uso de rompehielos en su reunión.

Si está llevando a cabo una pequeña reunión de equipo virtual, como de costumbre, entonces, por supuesto, deje que todos se relajen un poco y comience la reunión con buen pie con una conversación informal o para romper el hielo. Si está organizando una reunión de directorio o una reunión virtual de accionistas, por otro lado, no hace falta decir que los negocios son lo primero. Eso no significa que deba conducir la reunión como un robot, pero sea sensato y tenga equilibrio.

Asigne un líder, facilitador o moderador.

Dependiendo del tamaño o brevedad de su reunión, esta no siempre será necesaria. Pero para los momentos en que hay mucho que discutir o explicar, seguro que es un valor agregado.

Independientemente de cómo lo llames, siempre es útil tener a alguien a cargo de llevar la conversación a casa cuando se descarrila o cuando las personas hablan entre sí. También elimina esos momentos de calma y pausas incómodas en la conversación cuando la sala pasa de un tema a otro.

Involucre a todos en la conversación.

Tan clave. Cuando está llevando a cabo una reunión en persona, es fácil para las personas hablar y compartir sus pensamientos. Después de todo, suelen estar sentados alrededor de una mesa o en una sala de reuniones.

Pero cuando está organizando una reunión virtual, la pantalla de la computadora puede actuar como una especie de barrera entre ellos. Contraintuitivo, sí, ya que su trabajo es literalmente conectarlos a todos, pero es la verdad. La latencia de la red y la incapacidad de «leer la sala» con la misma facilidad pueden aislar a las personas más y menos comunicativas de la reunión.

Incluso yo soy culpable de sentirme a veces tímido cuando sé que tengo algo que agregar a la conversación. Pero es importante ser consciente de que este sentimiento a veces existe, sácalo de la cabeza y sigue adelante con tu negocio.

Al hacer un esfuerzo consciente para involucrar a las personas en la conversación y mantener ese ambiente de “discusión de mesa redonda”, puede mitigar muchas de estas deficiencias.


Capture comentarios y preguntas tanto en tiempo real durante el evento como después de la reunión virtual.

Durante la reunión en sí, es importante asegurarse de tener alguna forma de recopilar preguntas y comentarios, ya sea en la web o en el dispositivo móvil. La mayoría de las principales plataformas de video ofrecen hoy en día una función de chat y / o encuestas en vivo. ¡Genial! Úselo a su favor y mantenga ese compromiso. Nunca olvide que nuestro objetivo aquí es minimizar las fallas en la comunicación que puede traer la realización de negocios en línea.

Ahora, ¿qué tal después? Ha pasado por todo el trabajo duro y la configuración y ejecución de su reunión virtual. Con suerte, salió genial y no tuvo problemas. Pero sigue siendo importante darles a los asistentes una vía para que proporcionen comentarios para que pueda mejorar las cosas la próxima vez. Tal vez los asistentes sintieron que el contenido fue demasiado apresurado o que no tuvieron suficiente tiempo para hacer preguntas durante la sesión de preguntas y respuestas. Es posible que este tipo de cosas no sean evidentes para las personas que estaban más preocupadas por liderar la reunión, pero es mejor que crea que lo son para aquellos que tienen un papel más de «escucha».

Consejos sobre cómo utilizar Zoom para sus reuniones virtuales

Zoom ha explotado por completo estos últimos meses, ya que los profesionales se ven obligados a trabajar desde casa. E incluso cuando volvemos lentamente a trabajar desde una oficina física, Zoom (y las plataformas de video como esta) han establecido un punto de apoyo sólido en la forma en que hacemos negocios. Están demostrando rápidamente ser piezas esenciales de software de reuniones virtuales que deberían ser una prioridad para los organizadores de reuniones.

Entonces, ¿por qué no aprovecharlo al máximo? Aquí hay algunos consejos, trucos y atajos de teclado que mejorarán su flujo de trabajo.

Nota al margen: Marque esta página (Control + D en Windows o Comando + D en Mac) para recordar fácilmente estos atajos antes de su próxima reunión.

Cómo silenciar los micrófonos de todos los participantes

¿Alguna vez te has encontrado hablando durante una reunión y, de repente, hay un montón de ruidos de fondo que distraen a otro participante? Peor aún es si no puede determinar de quién proviene el micrófono.

Para silenciar a todos los demás con un solo golpe de teclado, simplemente presione alt + M , si está en Windows , o Comando + control + M si está en una Mac . Si lo presiona nuevamente, se revertirá el cambio y se activará el silencio de todos.

Cómo ocultar la barra de navegación en Zoom

¿Conoce esa molesta barra de menú en la parte superior que a menudo bloquea las pestañas del navegador y las barras de navegación de la aplicación? Puede ser un verdadero dolor cuando comparte su pantalla y se interpone en su camino. Aprendamos a deshacernos de él.

Hacia el lado derecho:

Haga clic en Más.

Haga clic en Ocultar controles de reunión flotantes.

Esto ocultará la barra de navegación, abriendo el precioso espacio en la parte superior donde las pestañas de su navegador ahora son visibles y se puede hacer clic.

Para obtener el menú de vuelta , simplemente pulse Esc en el teclado.

Cómo evitar que Zoom muestre videos automáticamente cuando se une a una reunión

¿Siempre lo pilla desprevenido cuando Zoom inicia automáticamente su video cuando se une a una reunión? Mismo. Bueno, hasta que descubrí este pequeño truco.

Comience abriendo la aplicación Zoom en su computadora y navegando a la configuración de Zoom .

Marque la casilla que dice «Desactivar mi video al unirse a la reunión».

Esto le dará tiempo para prepararse y comenzar su video cuando esté listo. Pruébelo antes de su próxima reunión de Zoom y tenga la seguridad de saber que el primer vistazo que su jefe le dará a usted no será desfavorable.

Cómo usar un fondo virtual en Zoom

Aquí hay uno divertido: configurar un fondo virtual detrás de usted. Si bien al principio puede parecer un truco dejar atrás un hermoso paisaje de playa, en realidad es genial porque no tendrá que preocuparse por lo que está sucediendo en el telón de fondo de su oficina en casa. Incluso un fondo negro es genial.

O puede optar por cargar su propia imagen para que sirva como telón de fondo. Incluso podría ser tan simple como un fondo negro con su marca en una esquina de la pantalla. ¿Compañero pasa y toma una bebida del refrigerador? No hay problema. Esto puede parecer mucho más profesional y ni siquiera necesita una pantalla verde para hacerlo.

Para encontrar esta característica, siga los mismos pasos que hicimos antes:

Abra la aplicación Zoom en su computadora y navegue hasta la configuración de Zoom .

Aquí verá opciones para elegir entre una biblioteca existente de fondos virtuales o cargar la suya propia.

BONIFICACIÓN: ¿Quieres ser creativo sin tener que diseñar tu propio fondo? Aquí hay un par de sitios que nos encantan:

ZoomMeetingBackgrounds.com: con más de 30 imágenes de fondo y videos prefabricados, tendrá todos los memes, clips de películas y paisajes que siempre necesitará.

HiHello.me ofrece una forma genial de personalizar sus propios fondos con increíbles capacidades de marca. Impresionante forma de importar su propia tarjeta de presentación digital.

¿Falta la oficina? Hellobackgrounds.com ofrece una biblioteca de configuraciones de oficina que casi hará que sus compañeros de trabajo olviden que está trabajando desde la mesa de su cocina.

Cómo pausar la pantalla compartida en Zoom

Imagínese esto: está compartiendo su pantalla y de repente siente la necesidad de navegar a otra pestaña para buscar información o abrir una hoja de cálculo para obtener un número. Pero no querrás abrir y cerrar pestañas y archivos mientras todo el mundo está mirando.

¡No hay problema!

Simplemente haga clic en Pausa en esa barra de menú superior .

O si ya lo ha ocultado y desea usar un atajo de teclado, presione alt + P ( Windows ) o Comando + P ( Mac ) para pausar la pantalla compartida.

Los participantes seguirán viendo la misma pantalla en la que los dejó, mientras usted puede encontrar esa información y reanudar la pantalla compartida cuando esté listo.

Cómo prevenir el «Zoombing»

Este es, lamentablemente, bastante triste. Con todos y sus hijos usando Zoom hoy en día en medio del brote de COVID-19, los trolls han surgido en algo llamado Zoombombing. Al compartir enlaces de Zoom públicos en salas de chat privadas, estas personas aprovechan la función de compartir pantalla para mostrar imágenes NSFW a todos los participantes de la reunión. Es una de esas cosas que nunca pensaste que te pasarían, pero en este caso, creemos que es mejor prevenir que curar.

MÉTODO 1*:

Para evitar esto restringiendo las capacidades de compartir pantalla solo al anfitrión de la reunión:

Ir a la configuración»

Busque «compartir pantalla» y haga clic en «Solo anfitrión» debajo de la parte que dice «¿Quién puede compartir?»

¡No olvide presionar Guardar!

* Tenga en cuenta que solo puede hacer esto desde la propia aplicación nativa; por el momento, no puede realizar este cambio desde la versión web de Zoom.

Si olvida hacer esto hasta que ya esté en su reunión, no se preocupe. Solo sigue estos pasos:

  • Encuentra dónde dice «Compartir pantalla» en la barra de navegación.
  • Haga clic para expandir y busque «Opciones avanzadas para compartir».
  • Realice el mismo cambio que el anterior, seleccionando «Solo host» en «¿Quién puede compartir?»

Por último, si está compartiendo desde un dispositivo móvil:

  • Toca «Más …»
  • Haga clic en «Configuración de la reunión»
  • Toggle OFF o bien “permitirá poner en común” ( iPhone ) o de palanca EN “Bloqueo Compartir” ( Android )

MÉTODO 2:

También puede utilizar una función poco conocida llamada Salas de espera. De esta manera, obliga a los participantes invitados a ingresar a una sala de espera antes de su reunión, y así «modera» quién ingresa a la reunión y quién tiene ciertos permisos. Personalmente, no me gusta tanto este método, pero aquí hay una excelente reseña de Business Insider si desea explorar más. 

Marque esta página (Control + D en Windows o Comando + D en Mac) para recordar fácilmente estos accesos directos antes de su próxima reunión.

Reflexiones finales sobre la realización de las mejores reuniones virtuales

Vivimos tiempos muy difíciles ante el COVID-19. Los cambios en la forma en que trabajamos no han tenido precedentes, y son las empresas, universidades y firmas las que se mantienen a la vanguardia y ajustan la forma en que realizan sus negocios en consecuencia las que lo harán en la mejor forma.

Respirando hondo y adoptando la tecnología que está disponible para nosotros para continuar con los negocios como de costumbre (o cerca de eso, con suerte) podemos dar lo mejor de nosotros. Tengo la sensación muy fuerte de que incluso después de que regresemos a nuestras oficinas en los próximos meses, las reuniones virtuales se convertirán en una parte integral de nuestros flujos de trabajo, por lo que espero que estos consejos y trucos continúen ayudándolo durante meses o años.