Gestionar eventos es estresante. Con innumerables piezas en movimiento, realizar un seguimiento de todos los pequeños detalles puede ser un desafío. Desde elegir un lugar y oradores hasta asegurarse de haber enviado notas de agradecimiento y realizar un informe posterior al evento, hay mucho en qué pensar.

La siguiente lista de verificación está destinada a que piense en todo lo que hay en su plato. Dividido en tres cubos:

  • Planificación previa al evento
  • Configuración y gestión de eventos in situ
  • Gestión posterior al evento

Utilice esta lista de verificación para poner en marcha la planificación de su evento. Dado que no hay dos eventos iguales, sin duda querrá eliminar o agregar elementos. Le sugerimos que adapte su lista de verificación para que se adapte a su evento.

lista de verificación de la guía

Lista de verificación previa al evento

La Fundación

Por lo general, esto ocurre 12 meses después, o más, para eventos grandes como conferencias de usuarios, festivales o ferias comerciales; y 5-6 meses para eventos más pequeños como reuniones o talleres.

  • Establezca los objetivos de su evento. Cual es el proposito del evento? ¿Cómo será el éxito?
  • ¿Cuándo tendrá lugar el evento? 
  • ¿Dónde tendrá lugar el evento? ¿País? ¿Región? ¿Ciudad? ¿Lugar de eventos?
  • ¿Cuántas personas se espera que asistan? 
  • Decide el nombre del evento, incluso si es un título provisional, para empezar.
  • ¿Quiénes son el equipo central que hará posible el evento? ¿Lo está manejando solo o tendrá un equipo?
  • ¿Qué presupuesto hay disponible para el evento? ¿Necesita encontrar fondos adicionales?
  • ¿Es un evento con boleto? ¿Cuál es el precio anticipado del boleto?

Investigación y contratación de proveedores

  • Investiga lugares potenciales para hacer una lista corta.
  • Verifique la disponibilidad y los precios del lugar. Analice los costos asociados, como alimentos y bebidas, AV y estacionamiento. ¿Están incluidos? ¿Dónde puede negociar?
  • Comience a crear un presupuesto, agregando ingresos y costos. Está bien estimar al principio y actualizar con los números finales a medida que avanza.
  • ¿Ofrecen boletos con descuento como precios por reserva anticipada o descuentos para estudiantes? 
  • ¿Habrá oradores, artistas o invitados especiales pagados? Verifique su disponibilidad y comience a trabajar en un contrato. 
  • Negociar términos y detalles con el lugar.
  • Coordinar bloques de habitaciones de alojamiento y viajes.
  • Obtenga la aprobación del equipo legal y la alta gerencia según sea necesario.
  • Firmar contrato con el lugar y los proveedores.

Gestión de equipos y proyectos

  • Identifique su equipo y sus roles. 
  • Asigne tareas y elementos de acción específicos según sea necesario.
  • Definir hitos clave y plazos
  • Desarrolle procesos, incluida la comunicación, los informes y las reuniones.

Programa de eventos

  • Defina la estructura y la agenda de su evento. ¿Habrá una sola sesión, un día completo con una sola pista o varias pistas al mismo tiempo?
  • Piense en formas de maximizar el aprendizaje y las metas.
  • Asegúrese de que haya suficientes descansos y tiempo de inactividad durante todo el evento.
  • Considere la entrega, el compromiso y el diseño de la sala. 
  • ¿Puede la tecnología de eventos apoyar los objetivos de la reunión?
  • Considere cómo se medirán la efectividad y los resultados.

Marca y tema 

  • ¿Habrá un logo de evento específico?
  • Desarrollar pautas de identidad y marca.
  • Reúna los logotipos de todas las partes interesadas clave, incluidos socios y patrocinadores.
  • Tenga en cuenta los acuerdos específicos en términos de ubicación del logotipo y marca.

Sitio web y registro en línea

  • Configure el sitio web y agregue detalles a medida que estén disponibles.
  • Configure el proceso de registro del evento en línea. Incluso si se trata de un evento gratuito, es útil tener un sistema para gestionar las confirmaciones de asistencia y la asistencia.

Lugar de eventos

  • ¿Cómo se utilizará tu espacio? Cree diseños y asignaciones de salas para su evento.
  • ¿Qué información específica de descarga, entrada y salida de carga, estacionamiento y elevación de mercancías debe compartirse con el personal, los expositores y los proveedores?
  • ¿El lugar tiene maquinaria disponible para ayudar con la instalación?
  • Discuta instrucciones específicas para invitados con problemas de accesibilidad.
  • Mantenga informado al lugar de cualquier persona que asista con necesidades especiales.
  • Confirme los puntos de contacto clave para el proceso de planificación y el día del evento.
  • Prueba el ancho de banda de WiFi. Actualice o busque alternativas si es necesario.

Alimentos y bebidas

  • Considere y confirme las necesidades de alimentos y bebidas del evento.
  • Acuerde los horarios y el servicio de catering.
  • Confirme el número final de catering y los requisitos dietéticos.
  • ¿Finalizar los arreglos para el personal, la tripulación y el catering VIP?

Oradores y entretenimiento 

  • Proporcione a los oradores detalles y pautas sobre los aspectos específicos de su sesión.
  • Establece plazos para el contenido.
  • Reúna fotografías y biografías para incluirlas en la aplicación o el sitio web.
  • Comparta los detalles de cualquier tecnología audiovisual o de eventos que se utilizará.
  • Reserve el viaje y el alojamiento según sea necesario.
  • Describe los horarios de llegada y salida.
  • Confirme los tiempos de los ensayos.
  • Confirme los números de contacto.

Tecnología de eventos

Las aplicaciones de eventos, la transmisión en vivo y los muros de redes sociales están cambiando la forma en que los asistentes experimentan los eventos. ¿Interesado en agregar tecnología a su evento? Siga estos pasos para una adopción exitosa.

  • Investigue la tecnología de eventos para incorporarla a su evento.
  • Tenga demostraciones y obtenga cotizaciones de proveedores potenciales.
  • Haga una lista corta y elija soluciones.
  • Capacite al personal en sus tecnologías.
  • Configure herramientas tecnológicas para eventos.
  • Implementa la tecnología del evento.
  • Comunicar y promover la tecnología a los asistentes.
  • Brinde apoyo y estímulo para maximizar el ROI de la tecnología.

Presupuesto

  • Actualice continuamente los títulos, las cifras y la venta de entradas del presupuesto de su evento.
  • Identifique que va por buen camino en términos de objetivos de ventas o si se necesitan esfuerzos y concentración adicionales.

Vendedores

  • Tenga reuniones y visitas al sitio según sea necesario para finalizar los detalles del evento.
  • Celebre acuerdos y contratos a medida que se confirmen los detalles del proveedor según sea necesario durante todo el proceso.

AV y producción

  • Incluso si no está seguro del equipo preciso que necesita, puede explicarle a su proveedor de AV el efecto que desea crear y compartir ejemplos de otros eventos.
  • Asegúrese de que el escenario sea lo suficientemente grande para acomodar podios, mesas, sillas, sofás, según sea necesario y de forma segura.
  • ¿Qué es el sistema de cue?
  • ¿Existe un script de autocue?
  • ¿Quién es el director de escena?
  • Revise cuidadosamente y controle todas las presentaciones, gráficos y elementos visuales y vincúlelos todos.
  • Asegúrese de que haya un interruptor y una computadora de respaldo en caso de cualquier problema.
  • ¿Existe un monitor de confort para evitar que el orador o el intérprete tengan que mirar hacia atrás?
  • Verifique tres veces el número y tipo de micrófonos y cuándo se realizarán los cambios de micrófono.
  • ¿Cuándo puede tener acceso el equipo audiovisual para la configuración?
  • ¿A qué hora debe estar todo listo?
  • ¿Cuándo son los ensayos y los ensayos?
  • ¿Cuáles son los planes de contingencia para problemas técnicos?

Personal del evento

  • Haga que todo el personal haya tenido una sesión informativa clara sobre el evento y las posibles preguntas que se le harán.
  • Si no están seguros de algo, ¿cuál es el protocolo?
  • ¿El personal tiene claro el código de vestimenta?
  • Los tiempos, roles y responsabilidades específicos deben acordarse de antemano.

Marca

  • ¿Hay un tema para el evento? Si es así, ¿cómo fluirá esto a través del evento?
  • ¿Cómo puede crear oportunidades de impacto, sorpresa y fotografías dentro del evento?
  • ¿El lugar ofrece flores en áreas clave?
  • ¿Es necesario pedir flores adicionales?
  • Si es un evento sentado, considere la decoración de la mesa.
  • ¿Qué oportunidades existen para la marca y la señalización en todo el evento?
  • ¿Cuáles son los formatos y plazos específicos para los elementos, por ejemplo, la señalización digital?
  • ¿Necesita pancartas, letreros, paneles impresos y otros elementos para diseñar e imprimir?

Marketing y redes sociales

  • Crea un plan de promoción de marketing.
  • Establezca objetivos e hitos para sus objetivos, incluidos números de registro, nuevos seguidores, etc.
  • Investiga y crea un hashtag de evento.
  • Sea activo y comparta contenido interesante y relevante antes del evento.
  • ¿Cómo puede aumentar la lealtad a la marca a través de su marketing previo al evento y las ideas para implementar en el evento?
  • ¿Trabajarás con influencers?
  • Cree tweets colaterales y sugeridos para facilitar que los socios compartan contenido.
  • Fomente las oportunidades de establecer contactos y las conexiones antes del evento.
  • ¿Se ha informado al fotógrafo y al camarógrafo en términos de tomas y metraje clave requeridos y tiempos de respuesta?
  • ¿Cuál es la política en cuanto a fotografías y filmaciones en el evento? ¿Es necesario firmar los descargos de responsabilidad y solicitar permisos? ¿Se ha comunicado claramente la política a los asistentes?
  • ¿Se enviará un comunicado de prensa antes del evento?

Patrocinios y Expositores 

  • Identifique patrocinadores potenciales y acérquese a ellos temprano con una propuesta de evento sólida.
  • Comparta detalles sobre el evento y comprenda qué obtendrían del evento. Sugerir ideas que les ayuden a alcanzar sus objetivos comerciales. Esté preparado para ser flexible y responder a sus necesidades.
  • ¿Se requieren fuentes de ingresos adicionales? ¿Hay oportunidades para actualizaciones VIP, eventos complementarios, ventas, mercadería, acceso de venta al contenido después del evento, etc.
  • Si tiene expositores en su evento, asegúrese de crear un manual del expositor y comunicarse claramente en términos de información clave y fechas límite.
  • Describa con precisión lo que obtienen (solo espacio, esquema de exposición, mobiliario, energía, WiFi) e instrucciones, incluidos los tiempos de instalación, descarga, arreglos para pases, requisitos / orientación de salud y seguridad, etc.

Salud y seguridad

  • Asegúrese de contar con los permisos y licencias correspondientes.
  • Notifique a las autoridades y agencias locales que el evento se llevará a cabo según sea necesario y, para eventos grandes, establezca reuniones de planificación de múltiples agencias.
  • Asegúrese de que exista una cobertura de seguro adecuada para el evento.
  • ¿Cuáles son los arreglos en términos de seguridad, controles de equipaje, etc.?
  • Verifique evaluaciones de riesgos, declaraciones de métodos y documentos de seguros de proveedores, expositores, artistas intérpretes o ejecutantes, etc.
  • Identifique los riesgos específicos.
  • ¿Cuáles son las palabras clave y los procedimientos para hacer frente a situaciones como evacuación, incendio, paquetes sospechosos, etc.?
  • Existe una política de niños perdidos / personas vulnerables.
  • Identificar planes de contingencia.
  • Cree una evaluación general de riesgos de eventos.
  • Comparta copias con las personas y el lugar relevantes.

Lista de verificación final previa al evento

  • Envíe la información final de los asistentes.
  • Create a logistics checklist of all items, who is responsible for each and where it needs to go on site.
  • Are any gifts or tips needed for anyone?
  • Check all information has been returned, presentations from speakers, risk assessments and proof of insurance from all suppliers.
  • Ensure all essentials are in your event manager box(es). This will include items such as blue tack, screwdriver, post-it notes, spare pens, extension leads, gaffa tape, and much more.
  • Share and print copies of any important documents that you will need to reference.
  • Create a master running order and variations of this such as specific supplier, staff and Chair notes, including load in and load out.
  • Provide final staff briefings and instructions.
  • Collate goodie bags, delegate folders, handouts and giveaways as appropriate.
  • Prepare badges/place cards/table numbers.
  • Print signage.
  • Cargar / organizar el transporte de todos los artículos y equipos del evento.
  • Asegúrese de tener todos los contactos y números de teléfono celular posibles en su hoja maestra de contactos y que todos los que puedan necesitarla tengan copias. Ingréselos en su teléfono si es posible.
  • Haga una llamada de cortesía a todas las personas clave involucradas, particularmente a los oradores y artistas.
  • Envíe un recordatorio final a los asistentes.

Configuración en el sitio y durante la lista de verificación del evento

Una vez que llegue al lugar, ya sea con un par de horas de anticipación para una reunión o días antes de una gran conferencia, hay acciones y procesos individuales que querrá completar para asegurarse en la preparación y durante el evento para asegurarse de que se ejecute. suavemente.

Programa de eventos

  • Mantenga al equipo informado sobre el progreso y los tiempos en las diferentes salas para que se puedan hacer ajustes si es necesario.
  • Notifique al lugar / catering lo antes posible de cualquier cambio.

Marca

  • Verifique tres veces todos los elementos de la marca. No desea que los artículos de marca estén torcidos o muestren arrugas en todas las imágenes.
  • Después del evento, empaque, etiquete, transporte y almacene los artículos de marca que puedan reutilizarse.

Sitio web y registro 

  • Asegúrese de que los mensajes finales y los datos de contacto se agreguen al sitio web.
  • Avise en el sitio web y el sitio de registro si los boletos están disponibles para su compra en la puerta y permanecerán a la venta en línea.
  • Mantenga la venta de entradas abierta durante el mayor tiempo posible en línea.
  • Informar a todo el personal de registro. Asegúrese de que sepan a dónde deben dirigirse los asistentes preinscritos, los VIP, la venta de entradas en el lugar y los expositores.
  • Asegúrese de que los miembros del personal estén en el lugar para reunirse con los VIP y escoltarlos hasta la persona y el lugar pertinentes.
  • Notifique al personal relevante cuando lleguen personas clave para que estén listos para recibirlas.
  • Si las tarifas del evento cambian el día del evento, asegúrese de que el cambio de precio esté programado y haya entrado en vigencia.
  • Pruebe los escáneres / tabletas de códigos de barras utilizados para el check-in.
  • Si está imprimiendo credenciales en el lugar, haga una prueba antes de que llegue el público.

Lugar de eventos

  • Realice un recorrido final para asegurarse de que todo esté en su lugar y se vea como debería.
  • Pruebe el proceso de inicio de sesión de WiFi.
  • Pruebe / verifique el contacto por radio y los números de teléfono móvil del personal clave del lugar.
  • Hable sobre los horarios clave, como la apertura de la exposición de los patrocinadores y la disponibilidad de refrigerios.
  • Compruebe que los inodoros estén limpios, en pleno funcionamiento y equipados con jabón, papel higiénico y toallas de mano.

Alimentos y bebidas

  • Hable sobre los horarios y todos los detalles con el gerente de catering la mañana del evento, incluidos los cambios de último minuto en los números finales y los requisitos dietéticos.
  • Verifique el procedimiento para personas con necesidades dietéticas especiales. ¿Tendrán un plato especial o el personal de catering del lugar les informará sobre las opciones en el punto de servicio?
  • Compruebe los jinetes para los artistas.
  • Compruebe que haya vasos y agua disponibles para los presentadores y artistas en el escenario y entre bastidores.
  • En el caso de extras, como la solicitud de botellas de vino adicionales, acuerde quién tiene autorización para estos artículos y el procedimiento.
  • Si hay un excedente de alimentos en alguna zona, haga los arreglos necesarios para donarlos a los necesitados.

Oradores y entretenimiento

  • Verifique el sonido, la iluminación, las presentaciones, el video, las señales y la tecnología durante el ensayo / sesión informativa.
  • Acuerde detalles tales como señales, señales, quién se reunirá en la sala verde, etc.
  • Marque los oradores y los artistas a medida que lleguen.

Presupuesto

  • Si se requieren artículos de última hora en el lugar o se compran fuera del sitio, ¿quién lo autorizará y cómo se pagará?

Vendedores

  • Consulte con todos los proveedores para asegurarse de que estén listos a tiempo y de que no haya problemas que informar.

Tecnología de eventos y AV / Producción

  • Realice pruebas y comprobaciones finales, incluidos los ensayos con los facilitadores y presentadores que lo utilizarán.
  • Presente a los artistas y oradores al director de escena y al equipo audiovisual.
  • Al final del evento, obtenga copias de las presentaciones finales (es posible que se hayan realizado cambios en el sitio), datos de la tecnología del evento, etc.

Dotación de personal

  • Si hay retrasos o ausencias en términos de personal, reasigne las responsabilidades según sea necesario.

Medios de comunicación social

  • Publica actualizaciones en vivo en los canales de redes sociales. 
  • Supervise la actividad de las redes sociales mediante el seguimiento del uso del hashtag de su evento, las visitas al lugar y las menciones de la marca.
  • Retwittea o comparte publicaciones atractivas de los asistentes.

Patrocinadores y expositores 

  • Asegúrese de que los patrocinadores y socios clave sean recibidos y recibidos de manera adecuada. Cuídalos durante todo el evento.
  • Si dejan algún artículo para la recolección al día siguiente, asegúrese de etiquetarlo correctamente y guardarlo en el lugar correcto, listo para la recolección futura.

Lista de verificación posterior al evento

 ¡Felicidades, su evento se desarrolló sin problemas! Sin embargo, aún no ha terminado, aquí están los elementos para marcar después del evento.

Gestión de equipos y proyectos

  • Envíe una encuesta para obtener comentarios de todo el personal y las partes interesadas mientras todavía está fresca en la mente de todos.

Sitio web y registro en línea

  • Si prometió a los asistentes recursos de seguimiento, presentaciones, imágenes, etc., hágalos disponibles en línea o en la aplicación móvil.
  • Actualice el sitio web y la página de registro con detalles para el evento del próximo año.
  • Considere abrir la venta anticipada de boletos de inmediato para el próximo año.

Lugar de eventos

  • Organice una reunión informativa con el lugar.
  • Asegúrese de que la factura final coincida con las expectativas y autorizaciones en el sitio.

Oradores y entretenimiento

  • Asegúrese de agradecer a los oradores e intérpretes y de compartir cualquier información de seguimiento, como comentarios e imágenes de la sesión.

Tecnología de eventos

  • Ejecute informes para analizar y medir los datos proporcionados por su tecnología de eventos.

Programa y audiencia

  • ¿Se alcanzaron los objetivos del evento?
  • Envíe una encuesta para recopilar comentarios de los asistentes.

Presupuesto

  • Finalice su presupuesto, incluidos los gastos autorizados durante el evento en vivo.

Vendedores

  • Agradezca y recopile comentarios de todos los proveedores. ¿Algún aprendizaje para eventos futuros?
  • Informe sobre los aprendizajes y las mejoras que observó para futuras mejoras.
  • Verifique las facturas finales de los proveedores recibidas con las proyecciones presupuestarias.

Personal

  • Pídale al personal que registre sus observaciones, buenas y malas, y cualquier sugerencia sobre formas de hacer las cosas de manera diferente en eventos futuros.
  • Reúna los comentarios de todas las partes.
  • Fije una fecha para una reunión informativa del evento.

Marketing y redes sociales

  • Trabaje duro para continuar el rumor, la conversación y el aprendizaje en torno al evento.
  • Emitir un comunicado de prensa posterior al evento. Coordine con el fotógrafo cualquier imagen específica que necesite cambiar como prioridad, para publicarla junto con el comunicado de prensa.
  • Promocione la fecha y el lugar del evento del próximo año.
  • Informe a la gente a través de todos los canales cuando las entradas estén a la venta y se haya agregado material adicional posterior al evento.
  • Comparte el video de lo más destacado.

Patrocinadores y expositores 

  • Consulte con los patrocinadores para asegurarse de que estén contentos y obtenga sus comentarios sobre el evento.
  • Comparta garantías y datos.
  • Discuta el evento del próximo año y su participación futura.

Comunicaciones

  • Coordine sus correos electrónicos y comunicaciones posteriores al evento. Notifique a los asistentes sobre la encuesta posterior al evento y dónde acceder a los recursos como se prometió en el evento.
  • Coordine tarjetas de agradecimiento y obsequios, según corresponda.

¿Listo para comenzar con tu próximo evento? Para ver de nuevo la planificación de un evento, consulte nuestra «Guía de 10 pasos para la planificación de eventos.«