Cómo crear un plan de promoción y marketing de eventos exitoso

Ya sea que esté organizando una feria comercial internacional a gran escala o una función privada de nivel ejecutivo, el marketing de eventos debe ser una parte integral de la combinación de generación de demanda. Después de todo, una combinación estratégica de marketing de eventos en línea y fuera de línea es esencial para el resultado final de cualquier empresa.

El marketing es un elemento importante de su plan general de eventos. Según un estudio reciente de Eventbrite , el 40% de los encuestados dijo que el marketing y la promoción fueron sus principales gastos de gestión de eventos en 2018. Sin marketing y promoción, es casi imposible correr la voz sobre su evento.

Debido a que las audiencias varían, encontrarán su evento de diferentes maneras y responderán a una variedad de enfoques. Teniendo esto en cuenta, es clave crear un plan de marketing que incluya una combinación de enfoques, incluidas campañas de correo electrónico, relaciones públicas, redes sociales, publicidad pagada y más.

Ya sea que tenga un gran presupuesto o esté trabajando con un presupuesto limitado, la promoción de eventos más exitosa comienza temprano y utiliza múltiples canales.

Para mantener organizadas todas sus actividades de marketing, es importante crear un plan de marketing que proporcione un cronograma de alto nivel, así como calendarios de contenido detallados. En esta guía, proporcionaremos una descripción general de las tácticas de marketing y luego saltaremos a una línea de tiempo de ejemplo para resaltar las mejores prácticas de sincronización.

Identificar metas y objetivos de eventos

Toda buena estrategia de marketing de eventos comienza con la identificación de metas y la construcción de objetivos específicos. En su forma más simple, eso significa identificar por qué tiene un evento. Estás tratando de:

Lanzar un nuevo producto
Renombrar
Construya una base de clientes leales o embajadores de marca
Enseñe a las personas cómo usar su producto de manera más efectiva
Satisfaga una necesidad de aprendizaje en su industria
Crea una fuente adicional de ingresos

Una vez que haya identificado el «por qué» detrás de su evento, seleccionará algunos objetivos que lo ayudarán a dar forma a sus ofertas y cómo comercializará su evento. A continuación, se muestran algunos ejemplos de los tipos de objetivos que puede tener que sean específicos de la promoción de eventos y no de su evento en general:

Genera X asistentes más que el año pasado
X número de inscripciones a eventos
Genere X cantidad de tráfico al sitio web del evento

Presupuesto de marketing de eventos

Los presupuestos son fundamentales para el éxito del evento y, si bien las redes sociales y el boca a boca han permitido a los planificadores de eventos estirar sus presupuestos, ninguno de estos componentes de marketing ha hecho que el marketing de eventos sea gratuito. Todavía requiere gastos y para eso, necesita un presupuesto. El 81% de los planificadores de eventos corporativos encuestados dijo que los presupuestos eran la máxima prioridad para el próximo año y una mayoría (54%) también indicó que el ROI era una prioridad.

COMIENCE CON DATOS HISTÓRICOS

¿Cuánto gastó el año pasado? A menos que su evento esté cambiando drásticamente, tiene un buen punto de partida desde el cual construir. Si este es su primer evento o se ve diferente al de años anteriores, querrá concentrarse en las siguientes áreas.

ENUMERE LOS ARTÍCULOS IMPRESCINDIBLES Y LOS LUJOS

El desarrollo de sitios web, la publicidad paga, el marketing por correo electrónico y la impresión se incluyen en el presupuesto de marketing. Identifique los costos asociados con cada uno de sus elementos imprescindibles, si es menor que su presupuesto total de marketing de eventos, puede extraer elementos de su lista de lujo.

ENTIENDE A TU AUDIENCIA

Mientras administra su lista de actividades imprescindibles y de marketing extensivo, debe evaluar cada actividad frente a su audiencia. Si bien las campañas de correo electrónico resuenan con una determinada audiencia, un enfoque en las redes sociales puede ser más adecuado para otros.

Elija tácticas de marketing y promoción

Con una comprensión de su presupuesto y audiencia, puede comenzar a elaborar estrategias sobre las tácticas que utilizará para promover su evento. Aquí, hemos recopilado las tácticas que utilizan los organizadores de eventos para llegar a sus audiencias.

Correo de propaganda

Un medio probado y verdadero para conectarse con su red existente, debe utilizar el marketing por correo electrónico para compartir información y mantener su comunidad actualizada. Pero antes de presionar enviar en el primer correo electrónico, debe desarrollar un plan de mensajería para que cada correo electrónico tenga una propuesta de valor única.

Es habitual enviar un total de 4-8 correos electrónicos a un miembro de la lista que aún no se ha registrado. Recuerde, cada correo electrónico debe tener un mensaje diferente y un giro diferente sobre la urgencia de «registrarse ahora».

DIRECTRICES DE MARKETING POR CORREO ELECTRÓNICO

Utilice una herramienta de marketing por correo electrónico como MailChimp o envíe correos electrónicos a través de una herramienta de automatización de marketing como Marketo o Eloqua.
Mantenga sus líneas de asunto breves y directas.
Incluya una llamada a la acción clara en su correo electrónico. Si un destinatario desea registrarse para el evento u obtener más información, debe saber dónde hacer clic.
Proporcione un enlace para darse de baja en sus correos electrónicos. Es un requisito para cumplir con las regulaciones CAN-SPAM.
No envíe correos electrónicos con demasiada frecuencia. Manténgalo en un par de correos electrónicos a la semana como máximo.
Verifique los análisis de su proveedor de correo electrónico para ver si hay rebotes y cancelaciones de suscripción. Esto le ayudará a determinar la calidad / relevancia de la lista y si su mensaje está resonando.

CREACIÓN DE UNA CAMPAÑA DE CORREO ELECTRÓNICO DE EVENTOS DESTACADOS

Como se mencionó anteriormente, cada correo electrónico debe ofrecer una nueva propuesta de valor para los asistentes potenciales. Enviar el mismo mensaje repetidamente puede funcionar en contra de sus objetivos. En su lugar, desarrolle una serie de respuestas únicas a la pregunta, entonces, ¿por qué debería asistir?

Las redes sociales generan casi el 25% de las visitas a las páginas de venta de entradas.

Las redes sociales son una de las mejores formas de correr la voz sobre su próximo evento y fomentar el registro. Aprovechando las plataformas más comunes, tiene la capacidad de llegar a audiencias en múltiples datos demográficos. Si bien las redes sociales parecen una casilla fácil de marcar, para ver un retorno de sus esfuerzos en las redes sociales, debe crear una estrategia.

COMPRENDA SUS PLATAFORMAS

Cada plataforma de redes sociales tiene un conjunto único de usuarios leales y tipos de contenido que funcionan mejor. Echemos un vistazo a las principales plataformas y para qué se utilizan:

Facebook: puede compartir actualizaciones de eventos, atraer seguidores y crear páginas de eventos. También puede orientar sus mensajes a grupos específicos mediante la promoción pagada.
Instagram: comparte imágenes e involucra a tu audiencia. Las nuevas funciones permiten la vinculación directa a su sitio de registro.
LinkedIn: ideal para redes B2B y de la industria, esta plataforma de redes sociales profesional es una buena opción para anuncios de eventos y noticias de la empresa. ¡No hay límite de caracteres aquí!
Twitter: use publicaciones y un hashtag de evento para generar entusiasmo antes y durante su evento. Conéctese con las personas influyentes adecuadas en Twitter y su publicación podría volverse viral.
Snapchat: atraiga a las audiencias jóvenes construyendo una presencia en Snapchat. Las funciones basadas en la ubicación permiten compartir fotos de manera atractiva en el sitio.

CONSEJOS PARA LAS REDES SOCIALES

Elige tus plataformas

Con una comprensión de cómo estas plataformas pueden funcionar para su evento, elija las plataformas que tengan sentido. Una vez que haya elegido sus plataformas, es hora de agregarlas a su calendario de contenido.

Comparte el contenido correcto

La plataforma de programación de redes sociales, Buffer, estudió las conversaciones relacionadas con los eventos y descubrió que la estrategia principal es burlarse de la alineación de oradores. En las semanas previas a su evento, resalte el contenido que atraerá más al público. Oradores destacados, temas emocionantes y activaciones destacadas son todas formas de hacer que el público se entusiasme por asistir.

Marca tus redes sociales

Quieres que todos tus canales de redes sociales reflejen la marca de tu evento. Reemplace su imagen de fondo con la marca del evento y comience a usar el hashtag de su evento.

Aumente gradualmente las publicaciones

A medida que se acerca el gran día, debe comenzar a publicar con más frecuencia. Aproveche sus plataformas para compartir fotos de los oradores, títulos de sesiones, entretenimiento de eventos y más.

Anime a otros a publicar

Haga que sus oradores, patrocinadores y asistentes se unan a la acción. Facilítelo proporcionando publicaciones de ejemplo.

Publicaciones sociales de ejemplo

Publicación de ejemplo de asistente:
¡Recién registrado en #AMAZINGEVENT! ¿Quién más asistirá este año? ¡Espero conectarme con usted allí!

Publicación de ejemplo de patrocinador:
¿Vas a #AMAZINGEVENT? Vea a nuestro equipo en la feria para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a resolver sus problemas de marketing. ¡Pase por el stand 345 para obtener bocadillos y consejos de marketing!

Publicación de ejemplo de orador:
Inspiración, ideas y conexiones: no hay nada mejor que #AMAZINGEVENT. ¡Espero que me acompañes allí!

Blog

Si aún no tiene un blog en funcionamiento, ahora es su oportunidad de poner en marcha esta plataforma. Desde perfiles de oradores y vistas previas del contenido de la sesión, hasta información logística y, finalmente, blogs en vivo desde el evento: su blog es su plataforma para contar la historia de su empresa con la voz de su empresa.

UTILICE SU BLOG EN CADA ETAPA

Pre Evento. Escriba publicaciones breves para proporcionar una mirada entre bastidores: comparta información sobre el tema del evento, realice perfiles detallados de sus oradores. Si bien las redes sociales y el correo electrónico tienden a ser breves, ¡tu blog es tu oportunidad para compartir más!
Durante el evento. Blog en vivo durante todo el evento: publicaciones de las sesiones, el piso de exhibición y más.
Posterior al evento. Termina el evento con una serie de publicaciones resumidas. Comparta momentos memorables, los favoritos de los asistentes y las fotos de su evento. Aproveche la oportunidad para extender la vida de su evento y mantener viva la conversación.

Relaciones públicas

Genere conciencia y credibilidad en los eventos con la cobertura de blogs y prensa de la industria. Proporcione a estas publicaciones una buena historia desde el principio, luego trátelas bien en el evento (potencialmente otorgando entradas de prensa gratuitas). ¡Es posible que pueda sacar más de una historia de la relación!

Su estrategia de relaciones públicas debe apoyar los objetivos generales del evento, así como impulsar el registro.

PRENSA DE LANZAMIENTO

Esté preparado para lanzar a la prensa con un fuerte gancho y una lista concisa de los detalles del evento.

Creando un gancho. Su gancho de relaciones públicas es una explicación convincente de una frase sobre su evento. Es lo que hace que una historia sea de interés periodístico. No utilice el mismo gancho para cada publicación que se acerque; debe adaptarse al medio y al escritor.

Debería poder comunicar el valor único de su evento en este gancho. Al igual que en otras plataformas que utilizas, cualquier propuesta debería responder a la pregunta ¿por qué debería asistir? Pregunta.

¡Consejo! Mantenga una lista actualizada de su industria favorita o escritores locales. Cuando llegue el momento de comenzar a presentar su evento, comuníquese con esas personas con presentaciones personales y personalizadas.

Publicidad online

ANUNCIOS DE MOTORES DE BÚSQUEDA

Las plataformas de marketing de motores de búsqueda, como AdWords de Google, son mercados en los que puede pagar para que los anuncios de su evento se coloquen en la parte superior de una página de resultados de búsqueda, así como en YouTube, aplicaciones móviles y más de dos millones de sitios web.

ANUNCIOS EN REDES SOCIALES

Las principales plataformas de redes sociales ofrecen publicidad en forma de publicaciones pagas o contenido patrocinado. Si no ve la tracción con sus publicaciones orgánicas en las redes sociales, es posible que desee pensar en la publicidad en estas plataformas. Y debido a que las plataformas ofrecen anuncios a audiencias segmentadas, puede llegar fácilmente a su audiencia objetivo.

REORIENTACIÓN

A partir de sus anuncios, los anuncios de reorientación se muestran a las personas que ya han visitado el sitio web de su evento o la página de venta de entradas mientras navegan por la web. La reorientación se puede realizar tanto en las redes sociales como en los sitios web, donde sea que esté su audiencia. Por ejemplo, supongamos que ha invertido en anuncios de Google AdWords para promocionar su evento. Con el retargeting, si alguien visitó su página de venta de entradas y luego visitó otros sitios que muestran anuncios de Google AdWords, sus anuncios podrían mostrarse, lo que les recuerda su evento.

Los anuncios han demostrado ser una de las formas más efectivas de aumentar la venta de entradas para eventos. Con la reorientación, se está comunicando con una audiencia interesada y comprometida.

Ejemplo de cronograma de marketing

Ahora que hemos cubierto tácticas, herramientas y plataformas de marketing comunes, pongámoslas en práctica. Al desarrollar un plan de marketing para su evento, debe trazar un mapa de todas sus piezas móviles para que no haya sorpresas ni simulacros de incendio.

Hemos elaborado un cronograma de muestra basado en la promoción para una conferencia de tamaño medio.

5-6 MESES ANTES

Hito: Reserve la fecha: Anuncio de fecha y lugar

Correo electrónico: inicie su campaña de correo electrónico con un anuncio. Incluya la fecha y el lugar para que su comunidad pueda comenzar a planificar el viaje.
Redes sociales: ¡Anuncia el evento! Presente la marca de su evento con gráficos e imágenes destacados.
PR: ¡Tu evento es importante, crea un comunicado de prensa para publicarlo! Utilice su comunicado de prensa para comunicarse con la prensa local o de la industria relevante.
Sitio web: anime a su audiencia a que se registre para recibir una notificación cuando las entradas salgan a la venta

4 MESES ANTES

Hito: apertura de precios por reserva anticipada

Correo electrónico: cree un sentido de urgencia al introducir una ronda de boletos anticipados por tiempo limitado. Es posible que desee mantenerlos limitados a su lista de correo electrónico o abrirla.
Redes sociales: si está transmitiendo precios anticipados a su red más amplia, comparta el enlace de su oferta en sus canales sociales.

3 MESES ANTES

Hitos: anunciar orador principal

Correo electrónico: debe tener una idea clara de quiénes son sus oradores principales. Una vez que tengas
Redes sociales: continúe publicando en sus canales sociales. A medida que los oradores y las sesiones se solidifiquen, promuévalos para generar entusiasmo.
PR: A medida que agrega oradores a la alineación, es posible que desee publicar otro comunicado de prensa. Si tiene una agencia o un ancho de banda interno, debe presentar el comunicado a la prensa local y de la industria.

2 MESES ANTES

Hito: límite de precios de las entradas anticipadas

Correo electrónico: Es hora de poner fin a la venta de boletos por reserva anticipada, brinde a su comunidad una oportunidad más por tiempo limitado para comprar boletos a la tarifa de reserva anticipada.
Redes sociales: interactúe con los registrantes en las redes sociales. Retwittea y comparte mensajes de tu comunidad.
Anuncios: limite su enfoque con sus anuncios. Una segmentación más profunda garantizará que llegue a la audiencia adecuada.

1 MES ANTES

Milestone: muestra el contenido del programa

Correo electrónico: envíe correos electrónicos personalizados a los miembros VIP de su comunidad para asegurarse de que conocen los detalles del evento.
Redes sociales: resalte los temas y los aprendizajes clave. Ilustre el valor que los asistentes vieron en eventos pasados.

2 SEMANAS ANTES

Hito: última llamada

Correo electrónico: puede obtener un poco más de ventas aquí. Concéntrese en el mensaje «regístrese hoy» para impulsar los registros.
Redes sociales: continúe promocionando sus sesiones, presentaciones o presentaciones en sus plataformas. Enlace a una agenda o página de eventos para obtener más información.
Anuncios: utilice la orientación geográfica para desglosar los posibles asistentes locales. En este punto puede que sea demasiado tarde para que los asistentes compren vuelos, así que concéntrate en los que están en la región.

1 SEMANA ANTES

Hito: no olvide a sus asistentes.

Correo electrónico: debe comunicar la información logística a los asistentes con una semana de anticipación. Ahora es el momento de compartir cualquier información que pueda reducir el estrés tanto para su equipo como para los asistentes, piense: detalles del estacionamiento, hora de inicio y agenda final. ¿Tienes una aplicación móvil? Anime a su audiencia a descargarlo y familiarizarse con él antes del evento.
Redes sociales: transmita cualquier noticia o acción de última hora. ¿Tienes una aplicación móvil? Anime a los inscritos a descargarlo antes del evento.

DURANTE EL EVENTO:

Hitos: oradores principales, lanzamientos de productos, oradores destacados, stands populares.

Social: tuitee, publique y comparta en sus canales sociales para destacar sesiones, oradores y otros acontecimientos. Fomente un diálogo y continúe usando el hashtag de su evento.

1 SEMANA DESPUÉS DEL EVENTO:

Hito: Gracias por asistir

Correo electrónico: envíe un correo electrónico de agradecimiento posterior al evento con enlaces a galerías de fotos, grabaciones de video o presentaciones.
Social: mantenga el diálogo compartiendo citas destacadas y fotografías del evento.