Preguntas que debe hacerse al crear un programa de eventos

Planificar un programa de conferencias puede parecer como armar un rompecabezas. Con sesiones, discusiones, talleres, networking y más, puede ser un desafío exprimirlo todo. Sin embargo, a diferencia de un rompecabezas, no existe una forma única de organizar un evento. 

No hay respuestas definitivas a preguntas como:

¿Cómo debo estructurar mi conferencia? O, ¿cuánto tiempo debería durar mi evento?

Si bien no existe un libro de reglas sobre la creación de un programa de eventos, repasaremos las preguntas que debe hacerse al planificar la agenda de su conferencia o evento. Aquí, compartiremos las mejores prácticas para tener en cuenta al preparar su agenda para ayudarlo a usted y a sus asistentes a aprovechar al máximo su conferencia. Continúe para obtener una descripción general de la programación de eventos y sugerencias para la organización.

Primero, echemos un vistazo a la terminología utilizada al planificar un programa de eventos. 

Glosario de programación 

Keynote: un discurso de apertura se refiere al discurso de apertura o presentación importante en una conferencia. A menudo, esta sesión establece la dirección y el tema de un evento. Un orador principal es a menudo una figura pública o conocida de la industria que puede ser un atractivo para la asistencia de las personas. 

Sesión de grupo: estas reuniones o presentaciones más pequeñas tienen lugar en salas de grupo durante una reunión o conferencia más grande. Los asistentes normalmente tienen la opción de asistir a una de las muchas sesiones que se llevan a cabo simultáneamente.

Pistas: cuando las conferencias más grandes tienen muchas sesiones de grupos, a menudo se separan en experiencias temáticas, que se conocen como pistas. La creación de estas pistas permite a los asistentes encontrar sesiones de interés y relevancia. 

Feria comercial: a menudo denominada exposición o exposición B2B, una feria comercial es un evento en el que una industria específica se encuentra con sus pares y clientes. Durante el evento, los participantes exhiben bienes y servicios. 

Conferencia: las organizaciones planifican y celebran estas reuniones con audiencias específicas para proporcionar información relevante. Las conferencias pueden variar en duración desde un día hasta varios días. Estos eventos también pueden denominarse seminarios, conferencias de usuarios, simposios, conferencias internas.

Eventos complementarios: cuando un organizador permite que los patrocinadores o participantes realicen eventos complementarios, a menudo se denominan eventos complementarios. Ejemplos de eventos auxiliares incluyen reuniones de la junta asesora, grupos focales, reuniones de personal, eventos sociales, suites de hospitalidad y eventos de prensa.

Qué considerar al planificar un horario

Al organizar un programa para un gran evento como una conferencia o una feria comercial, es importante planificar minuciosamente por adelantado. Pensar en estas preguntas clave simplificará el proceso de planificación. A continuación, se muestran los elementos de programación a tener en cuenta:

Pregunta 1:

¿Qué actividades, sesiones y/o entretenimiento se incluirán?

Antes de comenzar a organizar su evento, comience el proceso con una lista completa de todo lo que planea incluir en el evento. Esta lista le ayudará a trazar y organizar su evento.  

Aquí, enumere todo lo que planea incluir en su evento. Puede tener una sesión de conferencias magistrales, presentaciones de patrocinadores, sesiones de debate, entretenimiento nocturno, una hora feliz, etc. 

A medida que elabora esta lista, debe comenzar a pensar en cuánto tiempo requiere cada elemento. 

Ejemplos de actividades de conferencias:

Echemos un vistazo a dos ejemplos de listas de actividades. Verá que hay algunas similitudes (¡a quién no le encanta una hora feliz!), Así como elementos de programación que son exclusivos del evento.

Conferencia de usuarios – Presentación magistral – Sesión educativa – Sesión de tendencias de la industria – Sesión de socios – Sesión de capacitación – Happy hour

Kickoff de ventas – Sesión de presentación – Capacitación sobre productos – Discusión de lanzamiento – Taller de ventas – Networking – Happy hour

Además de los elementos de la agenda, también debe tener en cuenta que necesitará tiempo libre para actividades como establecer contactos, visitar exposiciones y pasar tiempo con los patrocinadores. Revisaremos este punto.

Pregunta 2:

¿Cual es la duracion del evento?

Comprender el volumen del contenido del evento ayudará a configurar la duración y la organización de su evento. Mirando los ejemplos anteriores, parece que ambos encajarán fácilmente en un solo día. Sin embargo, si la lista crece más allá de lo que puede caber en un solo día de contenido, esto le dirá cuánto tiempo tiene que encajar en sesiones de oradores, networking, sesiones grupales, etc.

Métodos de organización 

La mayoría de los eventos se incluyen en uno de estos grupos, analicemos los beneficios de cada uno:

Un solo día, una pista	Un solo día, varias pistas	Varios días, una pista	Varios días, varias pistas
Cuándo: genial cuando tienes una agenda coherente que se aplica a todos los asistentes.	Cuándo: si su agenda comienza a extenderse más allá de un solo tema o es más larga de lo que puede caber cómodamente en un día hábil, es posible que desee agregar una segunda o tercera pista.	Cuándo: para las agendas que contienen más contenido del que cabe en un solo día, y desea que los asistentes se unan a cada sesión, una sola pista puede extenderse a lo largo de varios días.	Muchos organizadores de conferencias quieren ofrecer una gran cantidad de contenido y capacitar a los asistentes para que elijan su propia agenda. Varias pistas a lo largo de dos o más días lo hacen posible.

Cuando identifique el sistema de organización adecuado para su evento, puede comenzar a ajustar los elementos de su agenda en su horario. 

Pregunta 3:

¿Cómo vas a organizar tu contenido?

A medida que compila una lista de sesiones y actividades de eventos, también querrá estructurar estos elementos. Este es el proceso central de convertir una lista de sesiones en un programa de eventos. 

* A menudo, esto sucede en conjunto mientras se compila el contenido de la agenda. Es probable que la organización de su contenido proporcione información sobre la cantidad de sesiones, días y pistas que necesitará. 

Fracción de tiempo: para asegurarse de que su conferencia siga una estructura, la fragmentación de tiempo es un método eficaz para crear un cronograma. Hay varias formas de hacerlo, los métodos que se siguen comúnmente son:

Sesiones de 45 minutos con descansos de 15 minutos.

Sesiones de 30 minutos con descansos de 10 minutos.

Sesiones de 60 minutos con descansos de 15 minutos.

Si bien se usan muchas variaciones de estos, lo bueno de 45/15 es que mantiene su agenda ordenada y fácil de seguir para los asistentes. Por supuesto, esto no funciona para todos los eventos. Es posible que desee que las sesiones sean más largas o más cortas según su contenido.

Si usa Google Calendars o calendarios digitales similares, ¡dividir el tiempo es algo que ya hace a lo largo del día!

Trabajar en un calendario ayuda a los organizadores a visualizar el flujo de un evento. Eche un vistazo a este ejemplo de programa de conferencias de un día. Utilizando la división de tiempo, puede arrastrar y soltar visualmente actividades o sesiones de su lista en un intervalo de tiempo y realizar modificaciones sobre la marcha. 

Hora	Sesión
8:00	Desayuno y Networking
8:45	rotura
9:00	Sesión de apertura
9:45	rotura
10:00	Análisis de marketing desmitificado
10:45	rotura
11:00	Discusión: aprendizajes compartidos
11:45	rotura
12:00	Almuerzo y networking
1:00	Cómo la empresa Acme usó las redes sociales para ganar $ 1 millón
1:45	rotura
2:00	Convertir a sus clientes en defensores
2:45	rotura
3:00	Crezca con nuevo software
3:45	rotura
4:00	Panel de marketing digital
4:45	Hora feliz

 Pregunta 4:

¿Tiene sentido su horario para los asistentes?

A menudo, tenemos la tendencia a meternos en un evento tanto como sea posible. Una vez que haya creado una agenda, es una buena práctica apartar la vista de ella durante uno o dos días y revisarla con ojos nuevos. O puede compartir el cronograma con alguien que no participó en la creación del cronograma para obtener una opinión objetiva. Es probable que note algunos elementos que deben modificarse.

• ¿Son 5 minutos tiempo suficiente para que los asistentes pasen de una sesión a otra?
• ¿Está demostrando suficiente tiempo de inactividad o descansos?
• ¿Hay superposiciones en el contenido?
• ¿Querrían los asistentes asistir a dos sesiones que se realizan al mismo tiempo?

Estos son solo algunos ejemplos de preguntas que pueden surgir al evaluar la programación de su evento. En lugar de ver a los asistentes como un número, piense en sus deseos y necesidades como si fueran individuos. Cuanto más pueda pensar en la experiencia, más felices estarán sus asistentes y más posibilidades de que regresen el próximo año. 

Pregunta 5:

¿Cómo gestiona su horario?

Al crear un programa de eventos complejo, puede llevar días, semanas o incluso meses reunirlo todo. La siguiente pregunta que debe hacerse, antes de lanzarse directamente al proceso de planificación, es: ¿cómo va a gestionar todas las piezas móviles?

Aquí hay algunas consideraciones comunes en las que debe pensar por adelantado para hacer su vida más fácil.

Equipo: ¿quién está trabajando contigo para gestionar el calendario de tu evento? Su horario de trabajo debe ser accesible para todas las partes interesadas necesarias. Además, debe tener pautas y procedimientos relacionados con la programación: ¿habrá una persona responsable de mover las sesiones? ¿Apoyará otra persona en otra capacidad? Como con cualquier otra cosa, demasiados cocineros (sin roles definidos) pueden llevar al caos.

Cronogramas: si bien es probable que pueda seguir modificando su agenda de forma indefinida, debe definir plazos para que el proceso siga avanzando. Piense en crear hitos a lo largo del camino que conduzcan a una fecha límite final.

Software de programación: las hojas de cálculo y los documentos de Google funcionan bien para muchas programaciones de eventos; sin embargo, si su evento es complejo con varias pistas ejecutándose al mismo tiempo, es posible que desee considerar el software de programación de eventos para obtener control y soporte adicionales.

Pregunta 6:

¿Cómo vas a presentar tu agenda de eventos?

Mientras crea su programa de eventos, piense en cómo se compartirá. ¿Tendrá un sitio web para el evento? ¿Una aplicación de eventos ? ¿Impresiones en papel de las actividades de la conferencia? Esto le ayudará a visualizar cómo desea que se vea su programa de eventos y si funcionará en una variedad de medios.

Ahora que hemos analizado las preguntas que debe hacerse, hablemos del proceso de planificación:

Programa de conferencias de un día

Al planificar una conferencia o un seminario de un solo día, debe considerar su evento como un día completo de trabajo. Tomando este enfoque, comenzar el evento al comienzo de la jornada laboral (8 o 9) se sentirá natural para que la mayoría de los asistentes se sientan comprometidos en el modo de trabajo. 

Intente dividir el día en segmentos de no más de 90 minutos antes de tener algún tipo de descanso, y luego, dentro de esos segmentos, mantenga las cosas interesantes cambiando formatos, altavoces, etc., idealmente al menos cada 30 minutos.

Cuando proporcione descansos en el horario, hágalos una duración razonable en el tiempo, al menos 30 minutos, de lo contrario, se sentirá arrebatado y apresurado. Recuerde que las personas están allí para establecer contactos y aprender, y también necesitarán tiempo para ponerse al día con los correos electrónicos del trabajo.

Después de la pausa para el almuerzo, debe intentar organizar una sesión interactiva, ya que las personas estarán lentas y con sueño después de una comida abundante. Vuelva a involucrar sus cerebros involucrándolos en la conversación de contenido.

Un error común que cometen los organizadores de conferencias es tratar de acumular demasiadas sesiones de oradores en el día. ¡Por supuesto, desea dar a sus asistentes el máximo provecho de su dinero con una sólida alineación de oradores! Sin embargo, aunque los grandes nombres pueden ayudar a atraer a una multitud, es importante encontrar el equilibrio adecuado entre calidad y cantidad, teniendo en cuenta la experiencia general de los asistentes. 

Si el programa está demasiado lleno y ajetreado o tiene demasiadas pistas, no hay suficientes descansos, etc., esto conducirá a una experiencia peor y puede afectar sus posibilidades de atraer a sus asistentes el año siguiente. A veces, menos puede ser más.

Tenga en cuenta a sus asistentes al planificar. La hora antes del almuerzo y la última hora del día pueden ser momentos difíciles para que un orador mantenga la atención de la sala. Piense en incorporar debates o charlas en panel para mantener el interés del público.

Programa de conferencias de varios días

Cuando planifique una conferencia de dos o tres días, debe hacerlo de manera similar a como lo haría con un evento de un día y se aplican las mismas mejores prácticas.

Tiene más flexibilidad con las horas de inicio y finalización y el marco de su evento. 

Ya sea el día uno o el día dos, también es una buena idea dar una hora de inicio 10-15 minutos antes de que comience el orador principal (o la primera sesión formal), para dar tiempo a los que llegan tarde y a los rezagados para que se acomoden sin interrumpir la sesión principal.

También es una buena práctica terminar el último día antes que el primero, ya que las personas alcanzan la ‘sobrecarga de contenido’ y, por lo general, necesitan regresar al lugar desde donde viajaron para comenzar a las 9 a.m. o las 10 a.m. del día siguiente.

Tanto en conferencias de uno como de dos días, también es importante variar las diferentes formas en que entrega contenido a su audiencia, así que considere tener una combinación de charlas cortas, charlas más largas, charlas junto a la chimenea, paneles, talleres y mesas redondas.

Además, si tiene una exposición relativamente grande, deberá extender sus descansos para brindar más tiempo de networking para que los asistentes recorran el piso de exhibición y se reúnan con los expositores. Si los mantiene en sesiones todo el día, sus patrocinadores y expositores no estarán complacidos.

Horario de exposiciones o ferias comerciales

Hablando de exposiciones, si está planeando una feria comercial o un evento centrado en una exposición, su principal consideración es animar a los asistentes a reunirse y hablar con los expositores. Para hacer esto, su énfasis debe estar en mantener a los asistentes en el piso de exhibición. 

A menudo, las exposiciones también ofrecen contenido y sesiones de charlas, un atractivo adicional para que la gente atraviese la puerta.

Para equilibrar la necesidad de contenido con la necesidad de tener suficiente tiempo para conocer y saludar a la exposición, muchas exposiciones tienen múltiples pistas para atraer a diferentes personas de compradores.

También habrá con frecuencia una presentación magistral notable como el atractivo principal. El tiempo es clave, así que piense en cargar sesiones por la mañana para atraer a los asistentes y luego brindar suficiente tiempo durante el día para que los asistentes se conecten con los patrocinadores. De manera similar, los organizadores agregarán un segundo orador destacado hacia el final del día como otra forma de alentar a la gente a quedarse. Luego, entre las sesiones de contenido, habrá descansos prolongados sin distracciones.

Resumen

Realmente no existe la mejor manera de organizar un evento, ¡esa es una de las cosas que hace que los eventos sean únicos y divertidos para asistir! Hay algunas buenas reglas generales y consideraciones a seguir para simplificar el proceso de planificación.