¿Ha oído hablar o tiene alguna idea de lo que son los organizadores de eventos y aún desea ampliar sus conocimientos, pero nunca se tomó el tiempo suficiente para preguntarse a sí mismo (oa alguien de esa profesión) qué es exactamente lo que hacen?

Un planificador de eventos se ocupa de la planificación y gestión general de todo tipo de eventos, desde pequeños hasta grandes. Estos eventos pueden ser fiestas, bodas, viajes de incentivo, team building, eventos de empresa, ferias comerciales, conciertos, festivales o grandes convenciones. Los organizadores de eventos trabajan con sus clientes para asegurarse de que tengan el evento deseado.

Tal vez quieras contratar a alguien para que gestione un evento que estás planeando o quieres convertirte en un organizador / planificador de eventos. De cualquier manera, es muy interesante saber exactamente qué hace un organizador de eventos, si debe contratar a alguien y elegir la gestión de eventos como una carrera potencialmente atractiva para usted.

¿Qué tareas realizan los organizadores de eventos?

La mayoría de la gente cree que el rol de un administrador de eventos es prácticamente el de un organizador de fiestas, pero hay mucho más que cuidar las decoraciones y las listas de invitados.

trabajando con los clientes

Antes de que un organizador de eventos comience a planificar, organizar y gestionar un evento, debe reunirse con el cliente o clientes del evento a desarrollar. Durante la reunión, el gerente del evento evaluará las necesidades del cliente y preparará una propuesta sobre cómo se verá y se desarrollará el evento. Esta parte del proceso de organización del evento incluye: establecimiento de objetivos, investigación y evaluación de viabilidad.

De acuerdo con thebalancesmb.com considere hacer las siguientes preguntas cuando conozca a un cliente por primera vez y se evalúen sus objetivos:

  • eventos de la empresa – ¿El cliente quiere presentar / lanzar un nuevo producto? ¿Es un evento educativo? ¿Es un evento para formar un equipo (team building) o para ofrecer una oportunidad de socializar entre los empleados?
  • eventos sociales – ¿Será formal o informal? Esto determinará el tipo de comida, decoración y actividades elegidas para el evento.
  • Ceremonias o ceremonia de premiación – ¿Habrá alfombra roja? ¿Habrá un cóctel? ¿Habrá discursos? Si es así, ¿cuánto? ¿Habrá comida y bebida? ¿Se sentarán las personas que participan?
  • eventos solidarios – ¿CUAL ES EL PUNTO? ¿Hay una recaudación de fondos? ¿Se centrará en la recaudación de fondos o en la divulgación y sensibilizará a los participantes? ¿Cuál debería ser el objetivo principal? ¿Está diseñado para socios o donantes existentes, o para atraer nuevos? Hay que encontrar la mejor manera de equilibrar la diversión con la seriedad suficiente para promover la causa.
  • la red – ¿El objetivo es que todos se vayan con tantos contactos nuevos como sea posible? ¿Cuál es el propósito de las citas? ¿Debería ser un evento general o solo para un grupo pequeño (como ‘observadores de aves’)?

Creando un tema para el evento

Una vez que se establece la visión y el objetivo del cliente está bien definido, un planificador de eventos y su equipo deben crear un tema que basará todo el evento, incluido el tipo de persona a contratar. Todo el «tema» debe incluir: tipo de actividad y entretenimiento, tipo de lugar, época del año, hora del día, distribución general del evento, si será de pie / sentado, qué comida se servirá. se servirá, el estilo de vestimenta requerido, el tipo de invitaciones que se enviarán y cómo se hará el marketing.

Contratación y supervisión de personal para el evento

Una vez que el gerente del evento ha creado una propuesta o visión para el evento y estos objetivos han sido aprobados por los clientes, se reunirá con diferentes proveedores, organizadores, lugares y otras compañías (por ejemplo: proveedores) para comenzar a hacer varios preparativos para el evento. alimentos y bebidas, iluminación, DJ o banda, permisos apropiados, alojamiento, servicios de asistencia, etc.)

Gestión de tesorería / presupuesto

Un planificador de eventos no solo se ocupa de las diferentes partes operativas del evento, sino que también ayuda a administrar las finanzas (y trabaja con el cliente para desarrollar un presupuesto realista para el evento). Este es uno de los muchos desafíos en la gestión de eventos: trabajar con las limitaciones presupuestarias del cliente.

Cumplimiento de leyes y regulaciones.

Los organizadores del evento son responsables de garantizar que el evento que se lleva a cabo cumpla con todas las legalidades, incluidas las normas de salud y seguridad.

apagar incendios

Los organizadores de eventos son expertos en resolver problemas imprevistos o extinguir incendios … aunque no sean incendios reales … pero son similares porque crean percances e inconvenientes que complican el desarrollo del evento. Los administradores de eventos monitorean estos eventos el día en que ocurren y deben estar allí para resolver cualquier problema, desafío o desastre que surja.

Promoción de eventos

No solo se requiere un gerente para organizar el evento, también deben encargarse de la promoción, el marketing y la publicidad. A menudo, el organizador del evento crea carteles, folletos, invitaciones, etc. subcontrata a una empresa de marketing para producir materiales promocionales como Por ejemplo, si un evento es particularmente grande, como BBK live, es probable que haya un grupo de organizadores de eventos, y se requieren varios creativos y marketing para ejecutar todo el proyecto.

Sitios web de eventos, creación de cuentas de redes sociales, creación de hashtags de eventos originales, cómo los asistentes pueden comunicarse con el personal del evento y las «bolsas de regalo» o productos del evento para los asistentes (y si es así, qué anunciantes y qué clientes usar).

Jornada de montaje y desmontaje

En un día de evento, el organizador a menudo se puede encontrar ayudando a su equipo a ensamblar y desmontar equipos o decoraciones. Los organizadores de eventos ayudan a su personal y voluntarios con los preparativos para el horario y los deberes del día, así como también hacen un seguimiento de las aprobaciones de los asistentes, ayudan con el registro o el registro y guían a los clientes a través de la final del recorrido para obtener su aprobación.

Si quieres ser un planificador de eventos, prepárate para hacer un trabajo pesado (literalmente), ya que la mayoría de los administradores de eventos ayudarán a instalar carpas, colocar mesas y sillas, organizar arreglos florales, transportar accesorios, decorar, realizar pruebas de sonido. y diversas pruebas técnicas.

Competencias necesarias para ser un gran organizador de eventos

  • ser muy organizado
  • Tener cualidades de liderazgo efectivas.
  • Saber delegar tareas
  • Ser creativo
  • Tener la capacidad de resolver problemas difíciles bajo presión.
  • conviértete en un minorista
  • tener habilidades de comunicación excepcionales
  • Poder hacer algún trabajo físico (ayudar con la instalación si es necesario)
  • Tener habilidades personales (para desarrollar y mantener relaciones con clientes y proveedores)
  • Tener la capacidad de adaptarse a los presupuestos y gestionar la tesorería.
  • Genere confianza, sea alguien que cumple y cumple todas las promesas hechas.
  • Confiar en ti mismo. Las personas se sentirán más cómodas con un organizador que irradie confianza, equilibrio y cierto nivel de calma.

¿Qué certificaciones / estudios se requieren para convertirse en organizador de eventos?

Normalmente, la organización de eventos es una actividad que se aprende con la práctica, no teóricamente en el aula. Sin embargo, existen certificaciones y títulos oficiales que son útiles en las tareas relacionadas con la gestión de eventos.

Estos son los estudios oficiales más importantes que habilitan para esta profesión. Estos son ciclos educativos o carreras universitarias.

  • Capacitación en organización de eventos
  • Capacitación en Relaciones Públicas y Protocolo
  • Formación de planificador de bodas
  • Licenciatura en Protocolo y Organización de Eventos

Si desea realizar algunos cursos de gestión de eventos para el mercado estadounidense, Academia de eventos Ofrece una amplia variedad de cursos, incluido un certificado completo. También tienes toda la información necesaria en learn.org.

En cualquier caso, debes recordar que muchos organizadores de eventos comienzan su carrera trabajando como pasante, voluntario o menor. Esto les permitió aprender de los mejores.

¿Existe alguna diferencia entre un planificador de eventos y un planificador de eventos?

En la mayoría de los casos, la planificación y la gestión de eventos son muy similares. En la industria se está desarrollando una clasificación y nomenclatura de las diferentes ubicaciones en base a las funciones a desarrollar por cada persona involucrada en la organización de eventos. Así vienen nombres como organizador de eventos, planificador de eventos, coordinador de eventos, administrador de eventos, planificador de convenciones o administrador de eventos. Pero todos son sinónimos.

De hecho, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. Ha agrupado estos títulos de trabajo en la siguiente categoría general: planificadores de reuniones, convenciones y eventos.

Si está buscando un trabajo de gestión de eventos en sitios de búsqueda de empleo como LinkedIn o Indeed, es probable que encuentre tanto «planificación de eventos» como «administrador de eventos». En la mayoría de los casos, estos trabajos son equivalentes. Sin embargo, algunas empresas ven la planificación de eventos como un tipo de trabajo previo al evento, mientras que otras empresas ven la planificación de eventos como un paso más de la gestión (es decir, parte de la organización del evento).

Pero hablando desde un punto de vista puramente técnico, La gestión de eventos y la planificación de eventos están destinadas a cumplir diferentes funciones., como se indica en sus nombres. El propósito de los administradores de eventos gestionar El evento en su conjunto (a menudo, el día de la administración sienta un precedente), los planificadores de eventos deben planificar la mayor parte del evento con anticipación (tienen menos trabajo que hacer el día del evento).

La llave que hace todo posible y se hace realidad

Los organizadores de eventos permiten realizar un evento. Son esenciales en la organización de grandes eventos e incluso eventos de pequeña escala. Si está buscando contratar un planificador de eventos, ahora puede estar seguro de que el costo está más que justificado.

Si desea ser un organizador de eventos profesional, debe estar equipado con los conocimientos y las habilidades que necesitará para tener éxito, tener la capacitación necesaria y saber cómo asumir responsabilidades. tu posición.